Preguntas frecuentes de Jotform Empresarial

El paquete base de Jotform Empresarial es el punto de entrada mínimo para Jotform Empresarial e incluye hasta 5 usuarios permitidos. Se pueden comprar usuarios permitidos adicionales en paquetes de 5. No hay límite para la cantidad de usuarios permitidos que puede agregar a su plan.

Al determinar el número de usuarios, tenga en cuenta que nuestro acuerdo de licencia requiere que cada usuario sea una única persona con una dirección de correo única. Los alias de grupo como marketing@company.com no se permiten, ni tampoco el compartir credenciales de acceso con otras personas. Para efectos de auditoría y control de TI, cada inicio de sesión debe ser rastreable hasta una persona única, para una mejor práctica.

Por ejemplo, con Jotform Empresarial, puede tener dos Administradores y 18 usuarios. Eso hace un total de 20 usuarios, por lo que estaría comprando accesos para cada persona. Adicionalmente, se requiere un usuario y contraseña únicos para cada uno. El administrador puede cambiar el usuario y contraseña en cualquier momento.

Un usuario es definido como un individuo que tiene acceso a su cuenta Jotform Empresarial para:

1. Crear/editar formularios,
2. iniciar integraciones, y/o
3. ver/editar/analizar datos de envío directamente en la base de datos de envíos.

Jotform Empresarial presenta dos niveles de función de usuario: usuario y administrador. Usted determina si un individuo se clasifica como usuario o administrador.

Por defecto, un usuario puede diseñar formularios y revisar los datos de presentación de los mismos solo para sus propios formularios. Los usuarios pueden entonces compartir el acceso a uno, algunos o todos estos formularios y/o datos con uno, algunos o todos los demás usuarios en el mismo servidor Empresarial.

Un administrador gestiona su cuenta de Jotform Empresarial. Esto puede incluir la adición o eliminación de usuarios, la revisión de métricas de rendimiento de formularios y otras tareas. Un Administrador también puede crear formularios y revisar los datos enviados. El Administrador tiene acceso a todos los formularios y datos de envío de formularios creados por cualquier persona en su cuenta de Jotform Empresarial, a menos que se trate de un servidor HIPAA, donde el Administrador solo tiene acceso a los datos enviados que fueron compartidos explícitamente con ellos por los propietarios de dichos formularios.

Un cliente quien completa su formulario en línea no cuenta como un Usuario. Solamente aquellas personas que crean formularios, analizan datos de envío o administran su cuenta de Jotform Empresarial son considerados como Usuarios y/o Administradores.

El problema con las cuentas individuales de usuarios en grandes organizaciones es múltiple:

Con una cuenta individual, los formularios, con sus datos recopilados, técnicamente pertenecen al usuario. Si esta persona deja su organización, los formularios y datos también se van. Estos datos deberían pertenecer a la organización, pero con una cuenta individual no es así. Con Jotform Empresarial, el administrador simplemente asigna el asiento a otro usuario, asegurándose que los datos se queden dentro de su organización.

Además, una cuenta de usuario único se desconecta de otras cuentas de Jotform. Esto significa que no hay oportunidad de compartir y colaborar en los formularios ya creados, ni de acceder a los datos de las cuentas de otros usuarios.

Cada acceso individual a los datos enviados necesita ser rastreable hasta a una persona única con sus propios accesos identificables, para fines de auditoría TI. Con los planes de usuarios individuales, los usuarios podrían elegir compartir sus credenciales de acceso, puesto que no hay forma de compartir los datos, lo que constituye una violación de las condiciones de uso de Jotform.

Tenga en cuenta que este último punto se convierte en una cuestión legal aún mayor, ya que la normativa HIPAA dictamina que cada acceso a la información de salud protegida debe ser rastreable hasta cada persona específica con sus propias credenciales de acceso identificables.

Nuestros planes tradicionales estándar (Inicial, Bronce, Plata y Oro) son planes de usuario único que funcionan en servidores compartidos y solo tienen soporte en línea.

Jotform Empresarial es nuestro único plan multiusuario en el que un administrador puede asignar controles de nivel de acceso a los usuarios y esos usuarios pueden colaborar con otros usuarios. Además, se ejecuta en un servidor dedicado a su organización y cuenta con un equipo de asistencia corporativa para ayudarle cuando más lo necesite.

Un vistazo general de las diferencias puede ser encontrado esta guía.

Jotform Empresarial es una solución de software como servicio (SaaS) basado en la web, lo que significa que no se necesita que instale ningún software en sus servidores corporativos o computadoras. Solamente se requiere un navegador web como Chrome, Firefox o Safari.

Desde el momento en que firma nuestro contrato Empresarial, configuraremos su servidor, migraremos sus formularios y datos existentes (si aplica), y le enviaremos las credenciales del servidor dentro del siguiente día hábil.

Los formularios Jotform Empresarial son dinámicos y pueden funcionar prácticamente con cualquier navegador web, smartphone y tablet.

Jotform Empresarial no tiene límites en cuanto al número de formularios, envíos, campos, pagos, llamadas a la API y almacenamiento.

Jotform Empresarial ofrece integraciones con los principales procesadores de pagos, como Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net y más.

Cuando usted crea un formulario de pago, será redirigido a su procesador de pagos para poner sus credenciales. Una vez lo complete, puede comenzar a aceptar pagos en línea.

Adicionalmente, Jotform Empresarial no cobra cargos adicionales de transacción. Usted solo necesita pagar el cargo estándar de procesamiento de tarjeta de crédito.

Al adquirir Jotform Empresarial, se incluye un acuerdo de nivel de servicio (SLA) como parte del contrato de compra. Este acuerdo contiene todos los términos y condiciones, así como el costo total. Deberá firmar el acuerdo para iniciar su cuenta de Jotform Empresarial.

Sí. Jotform puede acomodar solicitudes de cambios en los documentos legales, o utilizar su acuerdo de socio Comercial (BAA) o los formularios de acuerdo procesamiento de datos (DPA) como base para crear un contrato.

Sí, el equipo de seguridad de Jotform puede trabajar con su equipo para asegurar que todas las preguntas sobre seguridad y legales sean respondidas.

Los precios de Jotform Empresarial son personalizados, dependiendo de su caso de uso y necesidades específicas. Los factores que determinan su precio personalizado incluyen el número de puestos de usuario necesarios, sus necesidades de seguridad informática, el tipo de información que recopilará y cualquier complemento que requiera su caso de uso. Las instituciones educativas y las organizaciones sin ánimo de lucro tienen derecho a un descuento del 30 %, aplicable solo a las tarifas de usuario. Comuníquese con Ventas para solicitar su precio personalizado.

No hay disponible una opción de pago mensual para Jotform Empresarial. Como se especifica en el Acuerdo, las tarifas de todo el período deben pagarse por adelantado.

Puede agregar usuarios adicionales en todo momento durante su contrato anual y serán añadidos en modo prorrateado. Por ejemplo, si usted agrega cinco usuarios más al quinto mes de su contrato, le serán cobrados en los restantes siete meses del contrato anual.

Debido a los costos asociados con la configuración de una cuenta y servidor de Jotform Empresarial, no podemos proporcionarle una prueba de la plataforma Corporativa, así que un reembolso no está disponible. Antes de comprar Jotform Empresarial, se le pedirá que revise y firme un contrato. Usted es responsable de leer el contrato cuidadosamente antes de firmar.

Jotform Empresarial se ejecuta en un centro de residencia de datos local, lo que le permite personalizar la experiencia del usuario utilizando su propio dominio personalizado (por ejemplo, formularios.dominiodeusuampresa.com). Si es necesario, Jotform adquirirá el certificado SSL en su nombre y lo instalará sin coste adicional, para que sus formularios cuenten con la designación segura https.

Yes. Migrating your existing forms and data is included in the server setup process.

Admins can initiate a migration from the Admin Console in their organization's Jotform Enterprise account. The standard Jotform account owner will receive a request to authorize the data transfer and can choose to start the migration immediately or schedule it for later.

Alternatively, contact your Account Manager or submit a migration request to the Support team.

No. Migrations involve no downtime, and most are completed instantly. Standard Jotform account owner can schedule migration for a date and time that works the best.

Yes, submission data will be migrated as well. Once migration is complete, the submission data can be accessed in the Enterprise account. There are some exceptions, such as encrypted forms, draft submissions, and incomplete workflows, so make sure to review those as well.

No. Migration includes all assets and submission data from your standard Jotform account. If there are any items you do not want to migrate, you must delete them before the migration begins. Each standard Jotform account can be migrated only once.

After migration, all form URLs will be updated to Enterprise URLs. Existing Jotform URLs will continue to work, allowing respondents to access forms using either URL. For example, jotform.com/formID will be updated to {subdomain}.jotform.com/formID. We recommend updating all links to the new Enterprise URL as time permits.

• iFrame and JavaScript embeds will automatically redirect to the new Enterprise URLs.
• Source code embeds will not redirect automatically. The embedded source code must be updated to use the forms in the Enterprise account.
• API URLs will be updated automatically. API URLs will change from https://api.jotform.com to https://{subdomain}.jotform.com/API (with API in all caps).

Migrated assets will be disabled in the standard Jotform account’s Workspace. Migrated assets can be viewed or cloned, but can not be edited in their original Jotform Standard account.

After migration, migrated assets are listed in target Enterprise account’s Workspace or target Team Workspace, labelled as “migrated”. Enterprise account owners can share the form with other licensed users, add it to a Team, assign it a Label, or transfer ownership on a non-HIPAA server.

Encryption must be disabled before a form can be migrated. Existing encrypted submissions will remain encrypted and can still be accessed using the current access code. After migration, encryption can be re-enabled in the non-HIPAA Enterprise account using the same encryption key

In most cases, no. Your integration settings will also be migrated. However, the following integrations require additional steps:

If migrated assets have Dropbox or OneDrive integration, sign back into your connected account in the form’s Settings.

If migrated assets have Zapier or Power Automate integration, replace the trigger and the variables in workflow.

No, form assignees and their assignment history will not migrate over to the Enterprise Account. Form assignees can be re-invited to Enterprise Account once migration is complete. It’s recommended that you inform your assignees that new invites will go out, and they’ll need to create a new login account on your Enterprise account. The process for re-inviting users is the same, and you can learn more about that here.

• AI Agent phone numbers and linked phone numbers will be automatically and permanently revoked during migration. New phone numbers must be assigned after migration.
• Website Widgets will remain in the standard Jotform account and won’t migrate over.
• Encryption must be disabled before encrypted forms can be migrated.
• Draft submissions (saved submissions to be completed later) will not migrate.
• Workflow submissions in progress will not migrate.

You can continue using the standard Jotform account, but any assets that have been migrated can't be edited in this account.

If you prefer to downgrade your Standard Jotform account, we’ll downgrade your standard Jotform account so that you aren’t charged for it going forward. Any prepaid but unused amount as of the date of the migration will be refunded to the credit card you have on file with Jotform.

If your Standard Jotform account is HIPAA-protected, the migration can only be processed by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager. Once the migration request is received, HIPAA forms will automatically be migrated, and you won’t need to take any additional action.

Yes, migration to a HIPAA-enabled Enterprise account must be requested by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager.

You can request migration after your Enterprise server is set up by submitting a ticket to our Customer Success team. Please include the following information with your request:

• El nombre de usuario o la dirección de correo electrónico de la cuenta en el servidor Empresarial que recibirá los formularios.
• El nombre de usuario o la dirección de correo electrónico de la cuenta en el servidor Empresarial que recibirá los formularios.
• Whether you want to downgrade your Jotform Standard account afterward

Su cuenta de Jotform Empresarial incluye la ventaja exclusiva de contar con un equipo de soporte empresarial dedicado. Puede enviar tickets cómodamente las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o los administradores de la plataforma pueden programar llamadas de asistencia con Zoom a través de nuestro portal de asistencia integrado, lo que garantiza que cualquier consulta o problema se resuelva de forma rápida y eficaz.

Sí. Jotform Empresarial es compatible con SAML 2.0 e integra con proveedores de identidad como Microsoft Entra (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin y más. Puede conectar un único proveedor de SSO o habilitar Multi SSO para autenticar usuarios en múltiples proveedores de identidad al mismo tiempo.

Con SSO opcional activado, los usuarios y administradores pueden iniciar sesión en Jotform Empresarial utilizando sus credenciales organizacionales existentes, mejorando la seguridad y eliminando la necesidad de gestionar contraseñas separadas. Los formularios internos también pueden protegerse con SSO, garantizando que solo los miembros verificados de su organización puedan verlos y enviarlos.

Para la gestión automatizada de usuarios, Jotform Empresarial ofrece tanto aprovisionamiento JIT (Just-In-Time) como aprovisionamiento SCIM para crear, actualizar y desactivar automáticamente usuarios y grupos directamente desde su proveedor de identidad.

Puede encontrar más información sobre SSO para formularios en esta guía.

Si tiene otras soluciones de servicio de directorio, contacte con el equipo de Jotform Empresarial para ver cómo podemos ayudarle. Para más información, por favor revise nuestra página de información SSO.

La API de Jotform Empresarial admite una comunicación de datos bidireccional. Si necesita información adicional, por favor revise nuestra Documentación API

Su centro local de residencia de datos de Jotform estará alojado en Google Cloud Platform, nuestro socio de alojamiento preferido. También trabajamos con otros socios de alojamiento, como Amazon Web Services (AWS) en función de las necesidades.

Puesto que sus datos se almacenan en un centro local de residencia de datos, podemos satisfacer sus necesidades específicas de residencia de datos, donde sus datos nunca salen de su país. Esto es extremadamente importante para los clientes de Australia, Canadá, EE.UU., Reino Unido, UE y otros. Con 19 centros de datos en 15 países de todo el mundo, es probable que podamos cumplir con los requisitos de residencia de datos en su país si es necesario.

Garantizar la privacidad y la seguridad de sus datos de envío de formularios es una de las principales prioridades de Jotform. Jotform Empresarial toma todas las precauciones necesarias para ofrecer un servicio de formularios en línea con un alto grado de seguridad, incluido el cifrado de 256 bits, el cumplimiento de SOC 2 y si es necesario, soluciones HIPAA para necesidades relacionadas con la atención médica. Para más información, visite la Página de seguridad de Jotform.

Los datos se cifran en reposo por defecto en un servidor Empresarial:

• La solución Empresarial está completamente aislada del entorno de Jotform Empresarial, así que nada se comparte con otros usuarios.
• Todos los datos (formularios/envíos del usuario, etc.) se codifican al instante en reposo mientras se escriben en los discos físicos.
• Cada clave de cifrado también está encriptada con claves maestras administradas por la plataforma Google Cloud (nuestro socio de hosting).

La encriptación en la base de datos REST, está disponible para HIPPA, a un nivel superior tal que:

• Nuestros servidores obtienen los datos básicos, y mientras se escriben en la base de datos, Jotform los encripta con AES256 (cada envío individual tiene una clave única) y cada clave AES265 individual también se encripta con la clave pública del usuario (RSA2048). Las claves son perfectas para los usuarios y están completamente gestionadas por Jotform.

En resumen, la configuración normal de la versión Empresarial proporciona el cifrado de discos, mientras que la HIPAA agrega el cifrado de base de datos.

Jotform Empresarial ofrece funciones que cumplen con la HIPAA para ayudarlo a mantener la información médica segura y protegida. Conozca más.

Su cuenta de Jotform Empresarial operará de la misma manera. Los datos de envío de formulario existentes se cifrarán automáticamente en su centro de residencia local de datos, así como en la base de datos.

Si está recopilando Información de Salud Protegida (PHI) y necesita que su servidor esté habilitado para HIPAA, póngase en contacto con su gestor de cuenta y el equipo de éxito del cliente de Enterprise para discutir las opciones de precios y migración de datos. Los descuentos para instituciones educativas y organizaciones sin fines de lucro no están disponibles en los costos de servidor HIPAA.

Garantizar la privacidad y la seguridad de sus datos de envío de formularios es una de las principales prioridades de Jotform. Jotform Empresarial toma todas las precauciones necesarias para ofrecer un servicio de formularios en línea con una seguridad líder en el sector, que incluye cifrado de 256 bits, soluciones que cumplan la normativa SOC 2 y la normativa HIPAA para las necesidades relacionadas con la atención médica. Para más información, visite la página de seguridad de Jotform.

La HIPAA requiere una utilización adicional de CPU en los servidores, debido al cifrado agregado REST al nivel de base de datos, que es un requisito de HIPAA. Nuestros proveedores de alojamiento cobran en base a la utilización del CPU, por lo que hay un costo adicional a Jotform por habilitar HIPAA. Descubra por qué Jotform Empresarial es una magnífica solución para el sector de salud.

Si usted tiene un servidor Empresarial, sus formularios y envíos son cifrados al instante en REST a nivel físico de disco.

Las soluciones HIPAA llevan la seguridad un paso más allá al proporcionar un cifrado adicional de la base de datos con claves AES256 únicas para cada envío individual.

La ley de EE. UU. requiere que las organizaciones que recopilan y almacenan PHI sigan métodos habilitados para HIPAA, por lo que si recopila PHI y se encuentra en EE. UU., necesita funciones de cumplimiento HIPAA. Sin embargo, algunos clientes de Jotform Empresarial que no se encuentran en EE. UU. también optan por la habilitación HIPAA como un nivel adicional de seguridad.

Su cuenta Gold es una cuenta de usuario único, lo que significa que una sola persona puede crear formularios, recopilar datos y acceder a ellos.

Las regulaciones HIPAA dictaminan que cada acceso a la Información de Salud Protegida debe ser rastreable hasta cada persona específica con sus propias credenciales de acceso identificables.

Compartir credenciales de acceso es una violación significativa a la HIPAA y puede conducir a problemas legales.

Aunque sólo una persona cree formularios en su cuenta, si varias personas acceden a la Información protegida de salud (PHI) recopilada, necesitará Jotform Empresarial, que es la única plataforma que admite varios usuarios.