Vous souhaitez partager les réponses d’un Google Form avec vos collègues, les participants à une enquête ou d’autres personnes ? Vous pouvez partager les réponses d’un formulaire Google de plusieurs manières : afficher un résumé aux répondants, donner accès aux réponses à des collaborateurs, partager les données via Google Sheets ou encore les exporter au format CSV ou Excel.
Dans ce guide, découvrez étape par étape comment partager les réponses d’un formulaire Google, mais aussi comment envoyer un formulaire Google ou un questionnaire sans accorder de droits de modification.
Nous verrons également dans quels cas Jotform peut offrir davantage de possibilités pour centraliser les soumissions, collaborer et créer des rapports visuels partageables.
Comment partager les réponses d’un formulaire Google avec d’autres personnes
La méthode à choisir dépend surtout de la personne avec laquelle vous souhaitez partager les informations. Un répondant peut consulter un résumé des résultats si vous l’autorisez ; un collaborateur peut accéder au formulaire et à ses réponses ; et un collègue peut travailler directement à partir de la feuille Google Sheets associée.
Si vous n’avez pas encore créé votre premier formulaire, consultez notre guide et découvrez comment utiliser Google Forms, puis revenez à cette page.
Partager un résumé avec les répondants
Google Forms permet aux personnes autorisées à répondre au formulaire de consulter un résumé des résultats après l’envoi de leur propre réponse. Cette option est utile pour un sondage, un questionnaire ou une enquête dont les résultats peuvent être partagés avec l’ensemble des participants.
Pour activer cette option :
- Ouvrez votre formulaire dans Google Forms.
- Cliquez sur l’onglet Paramètres en haut.
3. À droite de la section Présentation, cliquez sur la flèche vers le bas.
4. Activez l’option Afficher un résumé des résultats.
Après avoir envoyé leur réponse, les répondants obtiennent un lien leur permettant d’accéder au résumé des résultats.
Remarque importante : ce résumé peut contenir les réponses complètes ou des graphiques pour chaque question et il est visible par toutes les personnes autorisées à répondre au formulaire. Ne l’activez donc pas si les résultats contiennent des informations confidentielles ou personnelles.
Une fois le formulaire rempli, le répondant accède à un écran comportant deux liens : « Afficher les réponses précédentes » et « Envoyer une autre réponse ».
S’il clique sur « Afficher les réponses précédentes », il accède au récapitulatif des résultats, présenté question par question sous forme de graphiques ou de réponses textuelles selon le type de question.
Conseil de pro
Si vous souhaitez partager seulement quelques réponses avec des personnes précises, privilégiez un partage ciblé plutôt que l’option permettant à tous les répondants de consulter le résumé des résultats. Vous pouvez, par exemple, partager la feuille Google Sheets associée avec les personnes concernées ou leur transmettre uniquement les informations dont elles ont besoin.
Partager la feuille Google Sheets avec vos collaborateurs
Si vos collègues doivent consulter ou analyser les données de réponse, associer le formulaire à Google Sheets est généralement la méthode la plus pratique. La feuille centralise les soumissions dans un tableau que votre équipe peut trier, filtrer et exploiter sans travailler directement dans l’interface de Google Forms. Vous pouvez également modifier et organiser les données enregistrées dans la feuille Google Sheets associée.
Pour lier votre formulaire à une feuille de calcul, suivez ces étapes :
- Ouvrez votre formulaire et cliquez sur l’onglet Réponses.
- Cliquez sur l’icône Lien vers Sheets.
- Choisissez de créer une nouvelle feuille de calcul ou de vous connecter à une feuille existante, puis cliquez sur Créer.
- La feuille de calcul liée s’ouvrira dans un nouvel onglet. Vous pourrez ensuite la partager comme n’importe quelle feuille Google : cliquez sur Partager en haut à droite, ajoutez les noms ou adresses email et définissez le niveau d’autorisation (lecteur, commentateur ou éditeur).
Remarques importantes : lorsque vous créez une feuille de réponses, les collaborateurs du formulaire y obtiennent automatiquement accès. En revanche, les modifications ultérieures apportées aux autorisations ne sont pas synchronisées entre Google Forms et Google Sheets. Si vous ajoutez ou supprimez ensuite un collaborateur, vérifiez donc séparément les autorisations du formulaire et de la feuille associée.
Ajouter des collaborateurs au formulaire
Pour permettre à une autre personne de créer, modifier ou gérer le formulaire et de consulter ses réponses, accordez-lui un accès Éditeur. Cette méthode est différente du simple partage du formulaire avec des personnes chargées d’y répondre.
- Ouvrez votre formulaire dans Google Forms.
- Cliquez sur Partager en haut à droite (icône représentant une personne avec un signe plus).
- Saisissez le nom ou l’adresse email de la personne à ajouter.
4. Sélectionnez Éditeur comme niveau d’accès, puis cliquez sur Envoyer.
Un éditeur peut modifier le formulaire, ses paramètres et consulter ses réponses. Selon votre compte et les paramètres de partage disponibles, vous pouvez également définir une date d’expiration, retirer l’accès d’un collaborateur ou transférer la propriété du formulaire.
Si les notifications sont activées, les collaborateurs reçoivent un email de notification les informant que le formulaire leur a été partagé. Vous pouvez également ajouter un message.
Conseil de pro
Si plusieurs personnes travaillent sur le même formulaire, limitez les droits d’édition aux collaborateurs qui en ont réellement besoin et vérifiez régulièrement les autorisations du formulaire et de la feuille Google Sheets associée.
Partager un lien Google Forms sans droits de modification
Partager un formulaire Google avec des répondants ne signifie pas leur donner accès à son édition. Pour recueillir des réponses, il suffit de publier le formulaire puis de transmettre le lien destiné aux répondants.
Les personnes qui ouvrent ce lien peuvent remplir le questionnaire selon les autorisations que vous avez définies, sans accéder à l’éditeur du formulaire.
Pour copier le lien permettant de répondre au formulaire :
- Ouvrez le formulaire dans Google Forms et publiez-le.
- Cliquez sur Partager, puis sur Copier le lien pour les répondants. Vous pouvez également récupérer ce lien depuis l’aperçu ou les options du formulaire publié.
3. Envoyez le lien par email, messagerie ou tout autre canal de votre choix.
Les destinataires pourront remplir le formulaire sans accéder à son éditeur.
Qui peut consulter le résumé et le détail des réponses ?
Les droits dépendent du mode de partage choisi. Les éditeurs du formulaire peuvent consulter les réponses dans Google Forms. Pour permettre à un membre de l’équipe d’analyser les données dans un tableur, vous pouvez également lui donner accès à la feuille Google Sheets associée. Les répondants, eux, ne voient le résumé des résultats que si vous activez explicitement cette option dans Paramètres > Présentation.
Comment consulter les réponses sur Google Forms
Après avoir recueilli des réponses, Google Forms permet de les examiner directement depuis l’onglet Réponses. Vous pouvez obtenir une vue d’ensemble des résultats ou consulter les soumissions individuellement.
Voici comment procéder. Pour une analyse plus poussée, vous pouvez ensuite ouvrir les données dans Google Sheets. Pour en savoir plus, consultez notre guide Comment consulter les réponses sur Google Forms.
Consulter le résumé des réponses
- Ouvrez votre formulaire dans Google Forms.
- Cliquez sur l’onglet Réponses en haut.
- Sélectionnez Résumé.
La vue Résumé offre une lecture rapide des résultats, avec notamment des graphiques pour certaines questions et une synthèse des réponses. Elle convient bien pour repérer des tendances sans exporter les données.
Vérifier les réponses individuelles
- Ouvrez votre formulaire dans Google Forms.
- Cliquez sur l’onglet Réponses.
- Sélectionnez Individuel.
4. Utilisez les flèches Précédent et Suivant pour parcourir les soumissions une par une.
La vue individuelle est utile lorsque vous devez examiner une soumission dans son intégralité, vérifier une réponse précise ou analyser des réponses ouvertes qui se prêtent moins à une lecture agrégée.
Comment exporter les réponses d’un formulaire Google vers Excel
Les vues intégrées à Google Forms suffisent pour une consultation rapide. Pour filtrer, trier, calculer, archiver ou partager les données plus librement, il est souvent préférable de passer par Google Sheets ou d’exporter les réponses.
Voici les deux façons de procéder.
Ouvrir les réponses dans Google Sheets
L’ouverture des réponses dans Google Sheets permet de les analyser dans un tableau structuré. Chaque nouvelle soumission apparaît sur une ligne, tandis que les différentes questions du formulaire correspondent aux colonnes. Les réponses sont également associées à un horodatage.
- Cliquez sur l’onglet Réponses.
- Cliquez sur Afficher dans Sheets en haut à droite.
La feuille associée constitue donc un prolongement naturel de Google Forms dès que vous souhaitez analyser les réponses plus finement ou les partager avec des collègues qui n’ont pas besoin de modifier le formulaire.
Télécharger les données au format Excel ou CSV
Vous pouvez télécharger les réponses au format Excel depuis Google Sheets ou au format CSV depuis Google Forms.
- Pour obtenir un fichier Excel (.xlsx), ouvrez la feuille Google Sheets associée, puis sélectionnez Fichier > Télécharger > Microsoft Excel (.xlsx). Cette option est pratique pour travailler dans Excel ou transmettre un fichier autonome.
- Pour obtenir un fichier CSV, ouvrez l’onglet Réponses dans Google Forms, cliquez sur le menu Plus (trois points), puis sélectionnez Télécharger les réponses (.csv).
Conseil de pro
Vous pouvez utiliser l’exportation des réponses de Google Forms vers Excel pour organiser automatiquement vos données dans une feuille de calcul structurée, ce qui facilite le suivi des résultats, le partage d’informations et la simplification des rapports.
Quand privilégier l’exportation au partage dans Google Forms
L’exportation est particulièrement adaptée lorsque vous devez :
- Filtrer ou trier les réponses selon des critères précis.
- Utiliser des formules ou créer des tableaux croisés dynamiques.
- Partager un fichier avec des personnes qui ne travaillent pas directement dans votre environnement Google.
- Traiter ou archiver les réponses hors ligne.
- Exploiter un volume important de données dans un outil dédié.
Google Forms applique par ailleurs certaines limites aux vues intégrées lorsque le nombre de réponses devient très élevé. Au-delà de 10 000 réponses, les vues par question ou par personne peuvent ne plus être disponibles ; au-delà de 50 000 réponses, le résumé peut également disparaître. Les réponses peuvent également ne plus être synchronisées avec Google Sheets au-delà de 100 000 réponses. Le formulaire continue toutefois à recevoir des réponses, qui peuvent être téléchargées au format CSV.
Google Forms facilite le partage et la consultation des réponses, mais ses fonctions de reporting restent relativement simples
Pour un résumé rapide, une feuille de calcul liée ou une exportation, Google Forms répond à de nombreux besoins courants. En revanche, les équipes qui recherchent des rapports plus personnalisés, une gestion centralisée des soumissions ou des workflows de collaboration plus avancés peuvent avoir besoin d’un outil dédié.
Un meilleur reporting des réponses commence avec Jotform
Google Forms fournit une vue récapitulative, une connexion à Google Sheets et une exportation CSV. Ces options conviennent à une analyse simple, mais offrent moins de possibilités lorsqu’il faut transformer les réponses en rapports visuels personnalisés et facilement partageables.
Avec les Tableaux Jotform, les soumissions sont automatiquement centralisées dans une interface de type tableur. Vous pouvez y trier, filtrer et organiser les données tout en conservant le lien avec le formulaire d’origine.
Le générateur de rapports Jotform permet ensuite de transformer ces données en rapports visuels partageables. Vous pouvez personnaliser leur présentation et les mettre à jour à mesure que de nouvelles réponses sont reçues.
Enfin, si votre équipe travaille déjà avec des feuilles de calcul, l’intégration de Jotform avec Google Sheets permet d’envoyer les nouvelles soumissions vers une feuille et de continuer à exploiter les données dans votre environnement habituel.
Utiliser Google Forms pour les besoins simples et Jotform pour des rapports plus avancés
Le choix entre Google Forms et Jotform dépend donc surtout de la manière dont vous souhaitez exploiter les réponses recueillies.
Google Forms convient bien aux besoins simples : créer rapidement un questionnaire, recueillir des réponses, consulter un résumé des résultats ou transférer les données vers Google Sheets pour les analyser.
Jotform devient plus intéressant lorsque les besoins se complexifient, par exemple si vous souhaitez centraliser la gestion des soumissions, personnaliser davantage vos rapports ou partager les résultats sous une forme plus aboutie avec votre équipe ou vos clients.
Vous n’avez pas nécessairement besoin de repartir de zéro pour changer d’outil. Si vous utilisez déjà Google Forms, vous pouvez migrer vos formulaires existants vers Jotform et poursuivre votre travail à partir de ceux-ci. Essayez Jotform gratuitement dès aujourd’hui.
Points clés à retenir
- Google Forms permet de consulter un résumé des réponses, d’examiner les soumissions individuelles, de partager un résumé des résultats avec les répondants et de transférer les données dans Google Sheets.
- Le mode de partage dépend de l’objectif : un répondant peut remplir le formulaire sans disposer de droits de modification, un éditeur peut le modifier et consulter ses réponses, tandis qu’une feuille Google Sheets associée facilite l’analyse et le partage des données avec l’équipe.
- Jotform peut être plus adapté lorsque vous avez besoin de centraliser les soumissions et de produire des rapports visuels plus personnalisés et partageables.
FAQ sur le partage des réponses Google Forms
Pour partager les données de réponse avec des collègues, vous pouvez associer le formulaire à Google Sheets puis partager la feuille. Pour permettre aux répondants de consulter les résultats agrégés, activez Afficher un résumé des résultats dans Paramètres > Présentation. Si une personne doit également modifier le formulaire, accordez-lui plutôt un accès Éditeur.
Oui. Dans Paramètres > Présentation, activez Afficher un résumé des résultats. Les personnes autorisées à répondre au formulaire pourront alors accéder au résumé après l’envoi de leur réponse. Évitez cette option si les résultats contiennent des informations qui ne doivent pas être visibles par tous les répondants.
Ouvrez le formulaire, cliquez sur Réponses, puis sur Individuel. Vous pouvez ensuite parcourir les soumissions une par une pour examiner le détail de chaque réponse.
Oui. Ouvrez la feuille Google Sheets associée au formulaire, puis sélectionnez Fichier > Télécharger > Microsoft Excel (.xlsx). Vous pouvez aussi télécharger les réponses au format CSV depuis le menu Plus de l’onglet Réponses dans Google Forms, puis ouvrir ce fichier dans Excel.
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