Gestionar las solicitudes y aprobaciones de permisos de los empleados puede ser complicado para los gerentes. “Intentar registrar, procesar y aprobar manualmente las solicitudes de tiempo libre, notificar a todos los miembros del personal correspondientes y asegurarse de que se cubran las necesidades es un proceso que consume mucho tiempo y es propenso a errores”, escribe Karen McCandless para The Ascent.
También puede ser frustrante para los empleados, quienes pueden tener que esperar semanas antes de recibir la aprobación de su solicitud. Esto se debe a que, cuando las empresas realizan un seguimiento manual de las solicitudes de tiempo libre, es fácil que los gerentes las pierdan entre los correos electrónicos o se olviden de ellas cuando están ocupados con otras tareas. El resultado final son empleados insatisfechos y supervisores abrumados.
Por eso, las empresas necesitan una herramienta tecnológica para gestionar este proceso de manera más eficiente y eficaz. Una opción fácil de usar es Google Forms. Es sencillo personalizar los formularios de solicitud de tiempo libre en Google Forms y gestionar los datos con Google Sheets.
Google Forms simplifica las solicitudes de tiempo libre
Google Forms permite a sus usuarios “crear y compartir fácilmente formularios y encuestas en línea, y analizar las respuestas en tiempo real”. La plantilla de solicitud de tiempo libre de Google Forms facilita mucho a los supervisores la gestión de las solicitudes de vacaciones al simplificar todo el proceso, desde la creación de los formularios hasta el seguimiento de la información.
Para empezar, la plantilla de solicitud de tiempo libre le permite dejar de usar formularios en papel que podría extraviar u olvidar y utilizar un sistema que le permite crear formularios digitales de solicitud de permiso personalizados a partir de la plantilla, como este de Aquatech Management of Long Island. Puede alojar estos formularios en línea en sistemas de comunicación internos o enviarlos por correo electrónico a los empleados para que puedan acceder a ellos fácilmente, completarlos y enviarlos sin tener que imprimir nada.
Luego, puede vincular las respuestas del formulario de solicitud de tiempo libre en Google Forms a Google Sheets para gestionarlas más fácilmente. En Sheets, las respuestas se ordenan según la fecha y hora de envío, para que sepa quiénes enviaron primero sus solicitudes y cuándo lo hicieron. Incluso puede optar por recibir alertas cuando los empleados envíen nuevas solicitudes para no perderse ninguna.
Jotform: una mejor alternativa para gestionar solicitudes de tiempo libre
Jotform es una potente alternativa para crear y hacer un seguimiento de los formularios de solicitud de tiempo libre en Google Forms. El creador de formularios de arrastrar y soltar de Jotform facilita la personalización completa de cualquiera de las más de 20 plantillas de formularios de ausencias y solicitud de tiempo libre, para que pueda optimizar su flujo de trabajo y gestionar de manera más eficiente las solicitudes de permiso de los empleados.
Además de sus amplias capacidades de personalización (incluida la posibilidad de añadir CSS personalizado), lo que distingue a Jotform de Google Forms es que sus formularios son verdaderamente compatibles con dispositivos móviles. Funcionan en cualquier dispositivo, por lo que los usuarios pueden enviar formularios y los supervisores pueden ver las respuestas desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar. La aplicación Formularios móviles de Jotform incluso permite a los usuarios completar formularios sin conexión, y sus respuestas se sincronizan una vez que vuelven a conectarse a Internet. Jotform también se integra con más de 100 aplicaciones de terceros, lo que lo convierte en la herramienta perfecta para combinar con las herramientas existentes, incluidas Google Drive y Google Sheets.
Estas integraciones significan que, si actualmente está recopilando solicitudes de tiempo libre en Google Forms y desea comenzar a utilizar Jotform, puede migrar fácilmente sus formularios existentes con la herramienta de importación de Jotform. Si se siente más cómodo usando Google Sheets, también puede vincular los formularios de solicitud de tiempo libre de Jotform a Google Sheets para realizar un seguimiento de las respuestas y gestionarlas.
Si no desea vincular sus formularios a Google, Jotform Tablas también ofrece plantillas de hojas de cálculo, como el rastreador de solicitudes de permiso y la hoja de seguimiento de vacaciones y tiempo de enfermedad, que recopilan automáticamente las respuestas. Esta capacidad de realizar un seguimiento de los datos significa que puede mantenerse organizado y planificar las ausencias de los empleados en consecuencia.
¿Cuál es mejor para usted? En resumen, “Si necesita formularios con más opciones de personalización, una biblioteca de plantillas más grande y muchas integraciones con aplicaciones… Jotform es la opción adecuada para usted”, escribe Jack Wallen en TechRepublic.
Foto de Christopher Gower en Unsplash
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