FAQ Jotform Enterprise

Il Pacchetto Jotform Enterprise Base rappresenta il punto di partenza per quanto riguarda i piani Enterprise, e include fino a 5 utenti. Ulteriori utenti possono essere acquistati in pacchetti da 5. Non c'è un limite al numero di utenti che è possibile aggiungere al proprio piano.

Nel determinare il numero di utenti, tieni presente che il nostro contratto di licenza richiede che ogni utente sia una persona unica con un indirizzo email univoco e individuale. Gli alias di gruppo come marketing@company.com non sono consentiti e nemmeno la condivisione delle credenziali di accesso con altre persone. Ai fini della verifica e del monitoraggio IT, ogni accesso dovrebbe essere riconducibile a uno specifico individuo, per motivi di sicurezza.

Ad esempio, con Jotform Enterprise, potresti avere due Amministratori e 18 Utenti. Si tratta di un totale di 20 utenti (detti anche postazioni), quindi acquisteresti l'accesso per ogni individuo. Inoltre, ognuno richiede un nome utente e una password univoci. L'Amministratore può modificare un nome utente e una password in qualsiasi momento.

Un "utente" è definito come una persona che ha accesso al tuo account Jotform Enterprise per

1. Creare e modificare moduli,
2. avviare le integrazioni, e/o
3. visualizzare, modificare, analizzare i dati delle risposte direttamente nel database del modulo.

Jotform Enterprise offre due tipi di account: Utente e Amministratore. Sta a te decidere se un account deve avere il ruolo di Utente o di Amministratore.

Per impostazione predefinita, un utente può creare moduli e rivedere i dati delle risposte solo per i propri moduli. Gli utenti possono poi condividere l'accesso a uno, alcuni o tutti questi moduli e/o i dati con uno, alcuni o tutti gli altri utenti sullo stesso Server Enterprise.

Un utente Amministratore ha la possibilità di gestire il tuo account Jotform Enterprise, aggiungendo o eliminando utenti, monitorando le performance dei moduli, e altri compiti. Inoltre, un Amministratore può anche creare moduli e rivedere i dati delle risposte dei moduli. L'utente Amministratore ha accesso a tutti i moduli e le risposte dei moduli creati da chiunque nel tuo account Jotform Enterprise, a meno che non si tratti di un server conforme alla normativa HIPAA, dove l'Amministratore ha accesso solo ai dati dei moduli che sono stati esplicitamente condivisi con loro dai proprietari dei moduli .

Un cliente che compila il tuo modulo online non conta come Utente. Solo coloro che creano moduli, analizzano le risposte dei moduli o gestiscono il tuo profilo Jotform Enterprise, sono considerati utenti o amministratori.

I profili utente singoli nelle organizzazioni di grandi dimensioni comportano una serie di problemi.

Con un profilo utente singolo, i moduli, insieme ai dati raccolti, appartengono tecnicamente all'utente. Nel momento in cui questa persona dovesse lasciare la tua organizzazione, perderesti anche i moduli e i dati presenti sul suo account. Questi dati dovrebbero appartenere all'organizzazione, ma con un profilo utente singolo non è così. Con Jotform Enterprise invece, l'amministratore può semplicemente assegnare il posto a un altro utente, assicurandosi che i dati rimangano all'interno della tua organizzazione.

Inoltre, un profilo utente singolo non è collegato ad altri profili Jotform. Ciò significa che non è possibile condividere e collaborare su moduli già creati o accedere ai dati sui profili di altri utenti.

Ogni singolo accesso ai dati delle risposte deve essere riconducibile a un individuo unico con le proprie credenziali di accesso identificabili, per permettere agli addetti IT, di effettuare le operazioni di audit. Con gli account utente singoli, poiché non è possibile condividere i dati, gli utenti potrebbero pensare di condividere le credenziali di accesso, il che rappresenta una violazione dei termini di utilizzo di Jotform.

Quest'ultimo elemento diventa un problema legale ancor più grave poiché la normative HIPAA impone che ogni singolo accesso a dati PHI (Protected Health Information) deve essere riconducibile a uno specifico individuo con le proprie credenziali di accesso identificabili.

I nostri piani standard Starter, Bronzo, Argento e Oro, sono piani utente individuali che vengono eseguiti su server condivisi e offrono soltanto supporto online.

Jotform Enterprise è il nostro unico piano multiutente in cui un Amministratore può assegnare controlli a livello di accesso agli utenti, consentendo la collaborazione tra gli stessi. Inoltre, funziona su un server dedicato alla tua organizzazione e include un team di supporto Enterprise dedicato per assistenza quando ne hai più bisogno.

Una panoramica delle differenze principali è disponibile qui

Jotform Enterprise è una soluzione web SaaS (software-as-a-service), il che significa che non è necessario installare alcun software sui server o computer aziendali. È richiesto solo un browser web, come Chrome, Firefox o Safari.

Dal momento in cui firmi il nostro contratto Enterprise, siamo in grado di configurare il tuo server, migrare i tuoi moduli e dati esistenti (se applicabile) e fornirti le credenziali del server entro un giorno lavorativo.

I moduli Jotform Enterprise sono responsive e dinamici e funzionano praticamente con qualsiasi browser, smartphone e tablet.

Jotform Enterprise non ha limiti riguardo al numero di moduli, risposte, campi del modulo, pagamenti, chiamate API e archiviazione.

Jotform Enterprise offre integrazioni con i principali gateway di pagamento, come Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net e altro ancora.

Quando crei un modulo di pagamento, dovrai inserire le credenziali di accesso del tuo gateway di pagamento. Una volta completata l'autenticazione, potrai iniziare ad accettare pagamenti online.

Inoltre, Jotform Enterprise non addebita alcun costo di transazione aggiuntivo. Devi solo pagare la tariffa standard per l'elaborazione della carta di credito.

Quando si acquista un piano Jotform Enterprise, un contratto di servizio (SLA) è incluso nel contratto di acquisto. Questo contratto ha una durata minima di un anno e include tutti i termini e le condizioni, nonché il costo complessivo. Dovrai firmare il contratto per avviare il tuo profilo Jotform Enterprise.

Sì. Jotform può soddisfare le richieste di modifica nei documenti legali o utilizzare i moduli BAA (Business Associate Agreement) o DPA (Data Processing Agreement) come base per creare un accordo.

Sì, il team di sicurezza di Jotform può lavorare con il tuo team per garantire che tutte le domande legali e sulla sicurezza IT ricevano risposta.

Il prezzo di Jotform Enterprise viene determinato in base al numero di utenti che utilizzeranno questo strumento. Le istituzioni educative e le organizzazioni no profit hanno diritto a uno sconto del 30 percento. Gli sconti non sono disponibili sui costi dei server HIPAA. Contatta il reparto vendite per saperne di più sui prezzi.

Jotform Enterprise viene pagato in anticipo su base annuale. Non è disponibile un'opzione di pagamento mensile.

Puoi aggiungere altri utenti in qualsiasi momento durante l'anno del tuo contratto e verranno aggiunti su base proporzionale. Ad esempio, se aggiungi altri cinque utenti a sette mesi dalla scadenza del contratto, ti verranno addebitati i restanti sette mesi dell'anno del contratto.

A causa dei costi associati alla configurazione di un profilo e di un server Jotform Enterprise, non siamo in grado di fornire una prova della piattaforma Enterprise e non è disponibile un rimborso. Prima di acquistare Jotform Enterprise, ti verrà chiesto di leggere e firmare un contratto. È tua responsabilità leggere attentamente l'accordo prima di firmare.

Jotform Enterprise viene eseguito su un data center locale, e potrai personalizzare l'esperienza utente utilizzando il tuo dominio personalizzato (es. moduli.iltuodominio.com). Se necessario, Jotform acquisterà un certificato SSL per tuo conto, installandolo senza costi aggiuntivi, così i tuoi moduli avranno il prefisso https://

Yes. Migrating your existing forms and data is included in the server setup process.

Admins can initiate a migration from the Admin Console in their organization's Jotform Enterprise account. The standard Jotform account owner will receive a request to authorize the data transfer and can choose to start the migration immediately or schedule it for later.

Alternatively, contact your Account Manager or submit a migration request to the Support team.

No. Migrations involve no downtime, and most are completed instantly. Standard Jotform account owner can schedule migration for a date and time that works the best.

Yes, submission data will be migrated as well. Once migration is complete, the submission data can be accessed in the Enterprise account. There are some exceptions, such as encrypted forms, draft submissions, and incomplete workflows, so make sure to review those as well.

No. Migration includes all assets and submission data from your standard Jotform account. If there are any items you do not want to migrate, you must delete them before the migration begins. Each standard Jotform account can be migrated only once.

After migration, all form URLs will be updated to Enterprise URLs. Existing Jotform URLs will continue to work, allowing respondents to access forms using either URL. For example, jotform.com/formID will be updated to {subdomain}.jotform.com/formID. We recommend updating all links to the new Enterprise URL as time permits.

• iFrame and JavaScript embeds will automatically redirect to the new Enterprise URLs.
• Source code embeds will not redirect automatically. The embedded source code must be updated to use the forms in the Enterprise account.
• API URLs will be updated automatically. API URLs will change from https://api.jotform.com to https://{subdomain}.jotform.com/API (with API in all caps).

Migrated assets will be disabled in the standard Jotform account’s Workspace. Migrated assets can be viewed or cloned, but can not be edited in their original Jotform Standard account.

After migration, migrated assets are listed in target Enterprise account’s Workspace or target Team Workspace, labelled as “migrated”. Enterprise account owners can share the form with other licensed users, add it to a Team, assign it a Label, or transfer ownership on a non-HIPAA server.

Encryption must be disabled before a form can be migrated. Existing encrypted submissions will remain encrypted and can still be accessed using the current access code. After migration, encryption can be re-enabled in the non-HIPAA Enterprise account using the same encryption key

In most cases, no. Your integration settings will also be migrated. However, the following integrations require additional steps:

If migrated assets have Dropbox or OneDrive integration, sign back into your connected account in the form’s Settings.

If migrated assets have Zapier or Power Automate integration, replace the trigger and the variables in workflow.

No, form assignees and their assignment history will not migrate over to the Enterprise Account. Form assignees can be re-invited to Enterprise Account once migration is complete. It’s recommended that you inform your assignees that new invites will go out, and they’ll need to create a new login account on your Enterprise account. The process for re-inviting users is the same, and you can learn more about that here.

• AI Agent phone numbers and linked phone numbers will be automatically and permanently revoked during migration. New phone numbers must be assigned after migration.
• Website Widgets will remain in the standard Jotform account and won’t migrate over.
• Encryption must be disabled before encrypted forms can be migrated.
• Draft submissions (saved submissions to be completed later) will not migrate.
• Workflow submissions in progress will not migrate.

You can continue using the standard Jotform account, but any assets that have been migrated can't be edited in this account.

If you prefer to downgrade your Standard Jotform account, we’ll downgrade your standard Jotform account so that you aren’t charged for it going forward. Any prepaid but unused amount as of the date of the migration will be refunded to the credit card you have on file with Jotform.

If your Standard Jotform account is HIPAA-protected, the migration can only be processed by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager. Once the migration request is received, HIPAA forms will automatically be migrated, and you won’t need to take any additional action.

Yes, migration to a HIPAA-enabled Enterprise account must be requested by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager.

You can request migration after your Enterprise server is set up by submitting a ticket to our Customer Success team. Please include the following information with your request:

• Nome utente o indirizzo email del tuo account Jotform Standard che verrà migrato.
• Nome utente o indirizzo email dell'account sul server Enterprise che riceverà i moduli.
• Whether you want to downgrade your Jotform Standard account afterward

Il tuo account Jotform Enterprise ti offre esclusivi vantaggi come un team di supporto dedicato. Puoi creare ticket di assistenza 24/7 e gli amministratori della piattaforma possono programmare chiamate via Zoom attraverso il nostro portale di supporto integrato, garantendo che ogni richiesta sia tempestivamente risolta.

Sì, Jotform Enterprise supporta SAML 2.0 e si integra con provider di identità come Microsoft Entra (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin e altri. Puoi collegare un unico provider SSO oppure abilitare il Multi SSO per autenticare gli utenti su più provider di identità contemporaneamente.

With optional SSO enabled, users and administrators can sign in to Jotform Enterprise using their existing organizational credentials — improving security and eliminating the need to manage separate passwords. Internal-facing forms can also be SSO-protected, ensuring that only verified members of your organization can view and submit them.

For automated user management, Jotform Enterprise offers both JIT (Just-In-Time) provisioning, and SCIM provisioning to automatically create, update, and deactivate users and groups directly from your identity provider.

Ulteriori informazioni su SSO per i moduli sono disponibili in questa guida.

Se utilizzi altre soluzioni di directory service, contatta il team di Jotform Enterprise per capire come possiamo aiutarti. Per ulteriori informazioni, fai riferimento alla nostra pagina informativa SSO.

La API di Jotform Enterprise supporta la comunicazione dati sia in entrata che in uscita. Per ulteriori informazioni, fai riferimento alla nostra documentazione API.

Il tuo data center locale Jotform sarà ospitato da Google Cloud, il nostro hosting partner preferito. Lavoriamo anche con altri partner, come Amazon Web Services (AWS) in base alle necessità.

Poiché i tuoi dati sono archiviati in un data center locale, siamo in grado di soddisfare le tue esigenze specifiche di residenza dati, dove i tuoi dati non lasciano mai il tuo paese. Questo è estremamente importante per i clienti in Australia, Canada, Stati Uniti, Regno Unito, UE e altri paesi. Con 19 centri dati in 15 paesi del mondo, è probabile che siamo in grado di soddisfare i requisiti di residenza dei dati nel tuo paese, se necessario.

Garantire la privacy e la sicurezza dei dati di invio dei moduli è una priorità assoluta per Jotform. Jotform Enterprise prende ogni precauzione per fornire un servizio di moduli online con sicurezza di alto livello, inclusa la crittografia a 256 bit, conformità SOC 2 e, se necessario, soluzioni HIPAA per esigenze legate all'assistenza sanitaria. Per ulteriori informazioni, visita la pagina sulla sicurezza di Jotform .

I dati vengono crittografati a riposo per impostazione predefinita su un Server Enterprise:

• La soluzione Enterprise è completamente isolata dall'ambiente Jotform Enterprise, quindi nulla viene condiviso con altri utenti.
• Tutti i dati (moduli/risposte dell'utente, ecc.) vengono automaticamente crittografati a riposo durante la scrittura sui dischi fisici.
• Ogni chiave di crittografia è inoltre crittografata con chiavi master gestite da Google Cloud Platform (il nostro partner di hosting).

Il database di crittografia dei dati inattivi, disponibile su HIPAA, è un livello superiore a quello:

• I nostri server ottengono i dati grezzi e, mentre li scrivono nel database, Jotform li crittografa con AES256 (ogni singola risposta ha una chiave univoca) e ogni singola chiave AES265 viene anche crittografata con la chiave pubblica dell'utente (RSA2048). Le chiavi sono perfette per gli utenti e completamente gestite da Jotform.

In breve, la normale configurazione aziendale fornisce la crittografia del disco, mentre HIPAA aggiunge la crittografia del database su di essa.

Jotform Enterprise offre funzionalità conformi a HIPAA per aiutarti a mantenere al sicuro e protette le informazioni sanitarie. Scopri di più.

Il tuo account Jotform Enterprise funzionerà allo stesso modo. I dati delle risposte già esistenti saranno automaticamente crittografati sul tuo data center locale, e sul database.

If you are collecting Protected Health Information (PHI) and you need your server to be HIPAA enabled, please contact your account manager and the Enterprise customer success team to discuss pricing and data migration options. Educational institution and nonprofit organization discounts are not available on HIPAA server costs.

Garantire la privacy e la sicurezza dei dati inviati tramite il tuo modulo è una priorità assoluta in Jotform. Jotform Enterprise adotta tutte le precauzioni necessarie per fornire un servizio di moduli online con una sicurezza all'avanguardia, compresa la crittografia a 256 bit, soluzioni conformi a SOC 2 e conformità a HIPAA per le necessità legate alla sanità. Per ulteriori informazioni, visita la pagina sulla sicurezza di Jotform.

La crittografia a riposo a livello di database, richiesta dalla normativa HIPAA, richiede uno sforzo aggiuntivo in termini di risorse di calcolo, che si riflette sui nostri costi di hosting. Questo determina un costo aggiuntivo per Jotform, quando viene abilitata la conformità HIPAA.Scopri perché Jotform Enterprise è la soluzione perfetta il Settore Sanitario.

Se si dispone di un server aziendale, i moduli e le risposte vengono crittografati automaticamente a riposo, a livello di disco fisico.

Le soluzioni HIPAA aggiungono un ulteriore livello di sicurezza ai tuoi dati, offrendo la crittografia del database con chiavi AES256 per ogni risposta.

U.S. law requires organizations that collect and store PHI to follow HIPAA-enabled methods, so if you collect PHI, and you’re located in the U.S., you do need HIPAA compliance features. However, some Jotform Enterprise customers who aren’t located in the U.S. also opt for HIPAA enablement as an additional level of security.

Il tuo account Oro è un account individuale, ossia una sola persona è autorizzata a creare moduli, raccogliere dati, e consultarli.

Le normative HIPAA impongono che ogni singolo accesso a PHI (Protected Health Information) deve essere riconducibile a un individuo unico con le proprie credenziali di accesso identificabili.

La condivisione delle credenziali di accesso è una violazione HIPAA significativa e può portare a problemi legali.

Anche se soltanto un utente crea i moduli sul tuo account, se più persone accedono ai dati PHI raccolti dai moduli, avrai bisogno di Jotform Enterprise, che è l'unica piattaforma che supporta utenti multipli.