FAQ sobre Jotform Empresas

O Pacote Base do Jotform Empresas é o ponto de entrada mínimo para adesão ao Jotform Empresas e inclui a adição de até 5 Usuários Permitidos. Usuários Permitidos adicionais podem ser adquiridos em pacotes de 5. Não existem limites para o número de Usuários Permitidos que você pode adicionar ao seu plano.

Quando determinando o número de usuários, observe que nosso acordo de licença requer que cada usuário seja uma pessoa única, com um endereço de e-mail único e individual. Pseudônimos da empresa, como marketing@empresa.com, não são permitidos, bem como o compartilhamento de credenciais com outros indivíduos. Para propósitos de TI, auditoria e rastreamento, cada login deve poder ser rastreado até uma única pessoa.

Por exemplo, com Jotform Empresas, você pode ter dois Administradores e 18 Usuários, somando um total de 20 usuários (ou vagas), logo, você deve adquirir acesso para cada um destes indivíduos. Adicionalmente, cada um destes requer um nome de usuário e senha únicos.

Um "usuário" é definido como um indivíduo que possui uma credencial de entrada para sua conta Jotform Empresas, podendo:

1. Criar/editar formulários,
2. iniciar integrações, e/ou
3. visualizar/editar/analisar dados de envios diretamente do banco de dados de envios de formulários.

Jotform Empresas apresenta dois níveis de funções de usuário — Usuário e Administrador. Você é quem determina se um indivíduo é classificado como Usuário ou Administrador.

Por padrão, um Usuário pode criar formulários e visualizar os dados de envios destes formulários, apenas. Usuários podem então compartilhar acesso a quantos formulários/dados quiserem, com um ou mais Usuários, dentro do mesmo servidor Empresarial.

Um Administrador gerencia sua conta Jotform Empresas. Isto inclui adicionar ou excluir usuários, revisar as métricas de desempenho de seus formulários, entre outros recursos. Além disso, um Administrador também pode criar formulários e revisar dados de envios. Um Administrador possui acesso a todos os formulários e envios criados por todos em sua conta Jotform Empresas, ao menos que estes dados estejam em um servidor HIPAA. Neste caso, um Administrador terá acesso apenas aos dados que tiverem sido explicitamente compartilhados com ele pelos respectivos proprietários dos formulários.

Um cliente que preenche seu formulário online não conta como Usuário. Apenas indivíduos capazes de criar formulários, analisar envios ou gerenciar sua conta Jotform Empresas são considerados Usuários e/ou Administradores.

Os problemas com contas de usuário único em grande empresas são diversos:

Com uma conta de usuário único, os formulários, além dos dados neles coletados, tecnicamente pertecem ao usuário. Se e quando esta pessoa deixar sua organização, estes formulários e dados irão junto com ela. Estes dados deveriam pertencer à empresa mas, com uma conta de usuário único, isto não acontece. Com Jotform Empresas, o Administrador pode simplesmente atribuir a vaga a outro usuário, garantindo que seus dados permaneçam dentro da organização.

Além disso, uma conta de usuário único está desconectada de outras contas Jotform. Isto quer dizer que não há como compartilhar e colaborar em formulários existentes, ou acessar os dados na conta de outro usuário.

Todo e qualquer acesso aos dados de envios precisa ser rastreável até um único indivíduo, com credenciais próprias e identificáveis, para propósitos de TI e auditoria. Em planos de um único usuário, como não há nenhuma forma de compartilhar dados, estes podem optar por compartilhar suas credenciais, o que é uma violação dos termos de uso da Jotform.

Observe que este último item se torna um problema legal ainda maior, uma vez que os regulamentos HIPAA exigem que cada acesso único a Informações de Saúde Protegidas (PHI) precisa ser rastreável até um indivíduo único, com suas próprias credenciais de login identificáveis.

Nossos planos tradicionais/padrão (Básico, Bronze, Prata e Ouro) são planos de usuário único executados em servidores compartilhados e possuem apenas o direito ao suporte online.

Jotform Empresas é nosso único plano para múltiplos usuários onde um Administrador pode atribuir níveis de acesso para outros Usuários, permitindo que estes colaborem com outros Usuários. Além disso, ele é executado em um servidor dedicado à sua organização e vem com uma equipe de Suporte Empresarial Dedicada para ajudá-lo sempre que necessário.

Um resumo destas diferenças pode ser encontrado neste guia.

Jotform Empresas é uma solução de software como serviço (SaaS) baseada na web, o que significa que você não precisa instalar nenhum software em seus servidores empresarias ou computador. É preciso apenas usar um navegador web, como Chrome, Firefox ou Safari.

A partir do momento que você assina nosso Acordo Empresarial, podemos configurar seu servidor, migrar seus formulários e dados existentes (se aplicável) e compartilhar as credenciais do seu servidor com você em um dia útil.

Formulários Jotform Empresas são dinâmicos e funcionam em praticamente qualquer navegador web, smartphone e tablet.

Jotform Empresas não possui limites em relação ao número de formulários, envios, campos, pagamentos, chamadas de API e armazenamento.

Jotform Empresas possui integrações aos principais processadores de pagamentos, como Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net, entre outros.

Ao criar um formulário para pagamentos, você será solicitado a inserir as credenciais de entrada do seu processador de pagamentos. Feito isto, você poderá começar a aceitar pagamentos online.

Além disso, Jotform Empresas não cobra taxas adicionais por transação, logo, você precisa pagar apenas a taxa padrão de processamento do cartão de crédito.

Ao adquirir Jotform Empresas, um Acordo de Nível de Serviço (SLA) é incluído como parte da compra. Este acordo inclui todos os termos e condições, bem como o custo total. Você precisará assinar o acordo para começar a usar sua conta Jotform Empresas.

Sim. Jotform pode acomodar pedidos de alterações a documentos legais, ou usar seus formulários para Acordo de Parceria Comercial ou Acordo de Processamento de Dados (DPA) como base para criar um acordo.

Sim, a equipe de segurança da Jotform pode trabalhar com sua equipe para assegurar que todas as suas perguntas sobre segurança de TI e assuntos legais sejam respondidas.

Os preços do Jotform Empresas são personalizados, dependendo de suas necessidades e casos de uso específicos. Os fatores que determinam o preço personalizado incluem o número de licenças de usuário necessárias, suas necessidades de segurança de TI, o tipo de informação que será coletada e quaisquer complementos que seu caso de uso exija. Instituições de ensino e organizações sem fins lucrativos têm direito a um desconto de 30%, aplicável somente às taxas de usuário. Entre em contato com o departamento de vendas para solicitar um orçamento personalizado.

Uma opção de pagamento mensal não está disponível para Jotform Empresas. As taxas para todo o Período, conforme especificado no Acordo, devem ser pagas antecipadamente.

Sim, licenças adicionais para Usuários Permitidos podem ser adquiridas a qualquer momento durante o Prazo e serão cobradas de forma proporcional. Por exemplo, se faltarem sete meses para o término do seu Período e você adicionar mais cinco usuários, serão cobrados os sete meses restantes.

Devido aos custos associados à configuração de uma conta e servidor Jotform Empresas, não podemos oferecer um período de testes para a plataforma Empresarial, bem como um reembolso. Antes de adquirir Jotform Empresas, você será solicitado a revisar e assinar um acordo. É de sua responsabilidade ler este acordo atenciosamente antes de assiná-lo.

Jotform Empresas é executado em um centro de residência de dados local, logo, você pode marcar a experiência do usuário usando seu próprio domínio personalizado (ex.: forms.dominiodaempresa.com). Caso necessário, Jotform pode adquirir o certificado SSL em seu nome e instalá-lo sem custos adicionais para que seus formulários possuam a designação https:// segura.

Yes. Migrating your existing forms and data is included in the server setup process.

Admins can initiate a migration from the Admin Console in their organization's Jotform Enterprise account. The standard Jotform account owner will receive a request to authorize the data transfer and can choose to start the migration immediately or schedule it for later.

Alternatively, contact your Account Manager or submit a migration request to the Support team.

No. Migrations involve no downtime, and most are completed instantly. Standard Jotform account owner can schedule migration for a date and time that works the best.

Yes, submission data will be migrated as well. Once migration is complete, the submission data can be accessed in the Enterprise account. There are some exceptions, such as encrypted forms, draft submissions, and incomplete workflows, so make sure to review those as well.

No. Migration includes all assets and submission data from your standard Jotform account. If there are any items you do not want to migrate, you must delete them before the migration begins. Each standard Jotform account can be migrated only once.

After migration, all form URLs will be updated to Enterprise URLs. Existing Jotform URLs will continue to work, allowing respondents to access forms using either URL. For example, jotform.com/formID will be updated to {subdomain}.jotform.com/formID. We recommend updating all links to the new Enterprise URL as time permits.

• iFrame and JavaScript embeds will automatically redirect to the new Enterprise URLs.
• Source code embeds will not redirect automatically. The embedded source code must be updated to use the forms in the Enterprise account.
• API URLs will be updated automatically. API URLs will change from https://api.jotform.com to https://{subdomain}.jotform.com/API (with API in all caps).

Migrated assets will be disabled in the standard Jotform account’s Workspace. Migrated assets can be viewed or cloned, but can not be edited in their original Jotform Standard account.

After migration, migrated assets are listed in target Enterprise account’s Workspace or target Team Workspace, labelled as “migrated”. Enterprise account owners can share the form with other licensed users, add it to a Team, assign it a Label, or transfer ownership on a non-HIPAA server.

Encryption must be disabled before a form can be migrated. Existing encrypted submissions will remain encrypted and can still be accessed using the current access code. After migration, encryption can be re-enabled in the non-HIPAA Enterprise account using the same encryption key

In most cases, no. Your integration settings will also be migrated. However, the following integrations require additional steps:

If migrated assets have Dropbox or OneDrive integration, sign back into your connected account in the form’s Settings.

If migrated assets have Zapier or Power Automate integration, replace the trigger and the variables in workflow.

No, form assignees and their assignment history will not migrate over to the Enterprise Account. Form assignees can be re-invited to Enterprise Account once migration is complete. It’s recommended that you inform your assignees that new invites will go out, and they’ll need to create a new login account on your Enterprise account. The process for re-inviting users is the same, and you can learn more about that here.

• AI Agent phone numbers and linked phone numbers will be automatically and permanently revoked during migration. New phone numbers must be assigned after migration.
• Website Widgets will remain in the standard Jotform account and won’t migrate over.
• Encryption must be disabled before encrypted forms can be migrated.
• Draft submissions (saved submissions to be completed later) will not migrate.
• Workflow submissions in progress will not migrate.

You can continue using the standard Jotform account, but any assets that have been migrated can't be edited in this account.

If you prefer to downgrade your Standard Jotform account, we’ll downgrade your standard Jotform account so that you aren’t charged for it going forward. Any prepaid but unused amount as of the date of the migration will be refunded to the credit card you have on file with Jotform.

If your Standard Jotform account is HIPAA-protected, the migration can only be processed by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager. Once the migration request is received, HIPAA forms will automatically be migrated, and you won’t need to take any additional action.

Yes, migration to a HIPAA-enabled Enterprise account must be requested by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager.

You can request migration after your Enterprise server is set up by submitting a ticket to our Customer Success team. Please include the following information with your request:

• O nome de usuário ou e-mail da sua conta Jotform padrão a ser migrada.
• O nome de usuário ou endereço de e-mail da conta no servidor Jotform Empresas que receberá os formulários.
• Whether you want to downgrade your Jotform Standard account afterward

Sua conta Jotform Empresas conta com o benefício exclusivo de uma Equipe de Suporte Empresarial dedicada. Você pode enviar tickets de maneira conveniente 24h por dia, 7 dias por semana, ou os administradores da plataforma podem agendar chamadas de suporte no Zoom através do nosso portal de suporte integrado, garantindo que quaisquer dúvidas ou preocupações sejam respondidas de maneira rápida e eficiente.

Sim. Jotform Empresas suporta SAML 2.0 e se integra a provedores de identidade como Microsoft Entra (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin e outros. Você pode conectar um único provedor de SSO ou ativar Multi SSO para autenticar usuários em vários provedores de identidade ao mesmo tempo.

Com o SSO opcional habilitado, usuários e administradores podem fazer login no Jotform Empresas usando suas credenciais organizacionais existentes — melhorando a segurança e eliminando a necessidade de gerenciar senhas separadas. Formulários voltados para uso interno também podem ser protegidos por SSO, garantindo que apenas membros verificados da sua organização possam visualizá-los e enviá-los.

Para gerenciamento automático de usuários, o Jotform Empresas oferece tanto provisionamento JIT (Just-In-Time) quanto provisionamento SCIM para criar, atualizar e desativar usuários e grupos automaticamente diretamente do seu provedor de identidade.

Mais informações sobre SSO para formulários podem ser encontradas neste guia.

Caso possua outras soluções de serviços de diretório, contate a equipe Jotform Empresas para saber o que podemos fazer para ajudá-lo. Para mais informações, confira nossa página de informações sobre SSO.

A API Jotform Empresas suporta a comunicação de dados bidirecional. Caso precise de mais informações, confira a documentação da nossa API.

Seu centro de residência de dados Jotform local será hospedado pelo Google Cloud Platform, nosso parceiro de hospedagens principal. Também trabalhamos com outros parceiros, tais como a Amazon Web Services (AWS), sempre que necessário.

Como seus dados são armazenados em um centro de residência de dados local, somos capazes de satisfazer suas necessidades de residência de dados, de forma que seus dados nunca deixem seu país. Isto é de extrema importância para clientes na Austrália, Canadá, EUA, Reino Unido, UE, entre outros. Com 19 datacenters em 15 países diferentes, nós provavelmente poderemos satisfazer as necessidades de residência de dados em seu país, caso necessário.

Garantir a privacidade e segurança dos seus dados é uma de nossas principais prioridades. Jotform Empresas toma todos os cuidados para fornecer um serviço online com segurança de primeira — incluindo uma criptografia de 256 bits, conformidade com SOC2 e, se necessário, soluções HIPAA para necessidades relacionadas ao setor de saúde. Para mais informações, visite a página de segurança da Jotform.

Dados são criptografados em repouso por padrão em um Servidor Empresarial:

• A solução empresarial é completamente isolada do ambiente Jotform Empresas, de forma que nada é compartilhado com outros usuários.
• Todos os dados (formulários, envios, etc.) são automaticamente criptografados em repouso enquanto são escritos nos discos físicos.
• Cada chave de criptografia é também criptografada com chaves mestras gerenciadas pela Google Cloud Platform (nosso parceiro de hospedagens).

A criptografia em repouso a nível de banco de dados, disponível em nosso pacote HIPAA, está um nível acima:

• Nossos servidores recebem os dados brutos e, enquanto escrevem no banco de dados, Jotform os criptografa com AES256 (cada envio individual possui uma chave única) e cada chave AES256 individual é também criptografada com a chave pública do usuário (RSA2048). Estas chaves são totalmente integradas para os usuários e gerenciadas pela Jotform.

Em resumo, a configuração empresarial normal fornece criptografia a nível de disco, enquanto a opção em conformidade com a HIPAA adiciona ainda a criptografia a nível de banco de dados.

Jotform Empresas oferece opções de recursos compatíveis com a HIPAA para ajudá-lo a manter informações de saúde seguras e protegidas. Saiba mais.

Sua conta Jotform Empresas irá operar da mesma maneira. Dados de envios existentes serão automaticamente criptografados em seu centro de residência de dados local, bem como no banco de dados.

Se você está coletando Informações de Saúde Protegidas (PHI) e precisa que seu servidor seja habilitado para HIPAA, entre em contato com seu gerente de conta e a equipe de sucesso do cliente Enterprise para discutir opções de preços e migração de dados. Descontos para instituições educacionais e organizações sem fins lucrativos não estão disponíveis nos custos de servidor HIPAA.

Garantir a privacidade e segurança dos seus dados é uma de nossas principais prioridades. Jotform Empresas toma todos os cuidados para fornecer um serviço online com segurança de primeira, incluindo uma criptografia de 256 bits, soluções em conformidade com SOC 2, bem como conformidade com a HIPAA para necessidades relacionadas à saúde. Para mais informações, visite a página de segurança da Jotform.

Os recursos compatíveis com a HIPAA acarretam uma maior utilização de CPU em nossos servidores por causa da criptografia em repouso adicional a nível de banco de dados. Nossos provedores de hospedagem nos cobram de acordo com a utilização de CPU, por isso existe um custo adicional para usar os recursos Jotform compatíveis com a HIPAA. Saiba mais sobre por que Jotform Empresas é uma ótima solução para a área da saúde.

Se você possui um servidor empresarial, seus formulários e envios são automaticamente criptografados em repouso a nível de disco físico.

As soluções HIPAA elevam ainda mais seu nível de segurança, fornecendo criptografia adicional a nível de banco de dados, com chaves AES256 exclusivas para cada envio individual.

A lei dos EUA exige que organizações que coletam e armazenam PHI sigam métodos compatíveis com a HIPAA, portanto, se você coleta PHI e está localizado nos EUA, você precisa de recursos de conformidade com a HIPAA. No entanto, alguns clientes do Jotform Empresas que não estão localizados nos EUA também optam pela habilitação da HIPAA como um nível adicional de segurança.

Sua conta Ouro é uma conta de usuário único, o que significa que apenas uma pessoa pode criar formulários, coletar e acessar os dados.

Os regulamentos da HIPAA exigem que cada acesso único a Informações de Saúde Protegidas (PHI) precisa ser rastreável até um único indivíduo, com suas próprias credenciais de login identificáveis.

O compartilhamento de credenciais de login é uma violação da HIPAA e pode acarretar sérios problemas legais.

Mesmo que apenas uma pessoa crie formulários em sua conta, se vários indivíduos acessarem as PHI coletadas, você precisará usar Jotform Empresas, que é a única plataforma que suporta múltiplos usuários.