Cognito Forms vs Google Forms: qual é o construtor de formulários ideal para você?

Dá para perceber a diferença física entre uma lista de inscrição e um formulário de candidatura com várias páginas. No mundo digital, porém, ambos são classificados como formulários online, embora um envolva apenas a coleta básica de dados e o outro dispare um processo de várias etapas, com análises e aprovações.

Nesse cenário, o Google Forms é a lista de inscrição. Ele é rápido, gratuito e torna a coleta básica de dados extremamente simples. O Cognito Forms é o formulário de candidatura. Ele foi criado para lidar com mais complexidade: com um único formulário, você pode calcular totais, encaminhar envios, coletar assinaturas eletrônicas e processar pagamentos. No entanto, as duas plataformas conseguem executar muitas das mesmas tarefas, e também há casos de uso que nenhuma das duas atende bem.

Testei as duas plataformas para entender quando faz sentido escolher uma em vez da outra. Se você está tentando decidir entre o Google Forms e o Cognito Forms (ou se está se perguntando se uma terceira opção, como o Jotform, é a melhor escolha), este artigo vai ajudar.

Principais conclusões dos meus testes

Muitas equipes usam o Google Forms como opção padrão até esbarrarem em um limite. Se a sua equipe precisa processar pagamentos, fazer cálculos, aprovar itens e usar lógica condicional, vale a pena conhecer o Cognito Forms. Veja um resumo rápido de quando faz sentido usar cada plataforma:

• O Google Forms é ideal para a coleta interna de dados com poucas perguntas; ele é gratuito, não exige configuração e funciona imediatamente se a sua equipe já usa o Google Workspace.
• O Cognito Forms faz sentido se a sua equipe usa formulários para processos de várias etapas, como admissão de pacientes, portais de clientes e reembolso de funcionários; é possível adicionar cálculos, lógica condicional, encaminhamento, aprovações e pagamentos a qualquer formulário.
• Nenhuma das plataformas oferece muitos recursos de IA ou integrações, então experimente outra solução se você estiver criando fluxos de trabalho multiplataforma baseados em IA.
• Escolha o Jotform para automação de fluxos de trabalho. Ele tem mais de 150 integrações nativas, não cobra taxas de transação sobre pagamentos e conta com Agentes de IA que podem fazer o acompanhamento dos envios de formulários por e-mail, WhatsApp e ligações telefônicas.

	Google Forms	Cognito Forms	Jotform
Ideal para	Pesquisas curtas e coleta interna de dados	Formulários com muitos cálculos, pagamentos integrados, assinaturas eletrônicas e portais de clientes	Fluxos de trabalho de formulários com IA usando integrações e aplicativos que não exigem programação
Preço inicial	US$ 8,40 por usuário, por mês	US$ 19 por mês	US$ 39 por mês
Plano gratuito	Sim, gratuito para uso pessoal e educacional
Número de modelos	17	200	Mais de 20.000
Lógica condicional	Apenas ramificação básica	Opções avançadas em todos os planos	Opções avançadas em todos os planos
Automação de fluxos de trabalho	Não, sem ferramentas de terceiros
Cálculos
Recurso de salvar e continuar depois		Sim (no plano Pro e superiores)
Formulários offline			Sim, por meio do Jotform Mobile Forms
Suporte a pagamentos		Sim; os planos gratuito e Pro oferecem suporte ao Stripe e cobram uma taxa de 1% a 2%; usuários de planos superiores também podem usar PayPal ou Square (sem taxa)	Sim; mais de 40 integrações de pagamento, incluindo Stripe, PayPal, Square, Authorize.net e Chargify
Recursos de IA	Criação de formulários por prompt com o Gemini (somente em planos do Workspace)	Gerador de formulários com IA e diagrama de fluxo de trabalho	Gerador de Formulários com IA do Jotform, Agentes de IA do Jotform, Gerador de Fluxos de Trabalho com IA do Jotform
Integrações nativas	Somente Google Workspace	Mais de 60 integrações (mas apenas algumas são nativas)	Mais de 150 integrações nativas
Recursos de conformidade com a HIPAA	Limitado (plano Workspace Business Standard e superiores; sem registro de auditoria)	Sim (somente no plano Enterprise)	Sim (planos Gold e Enterprise)
	Saiba mais	Saiba mais	Experimente agora!

O que é o Cognito Forms?

O Cognito Forms, um criador de formulários sem código, faz mais do que apenas coletar dados. Ele captura assinaturas eletrônicas, gera PDFs, automatiza fluxos de trabalho de várias etapas, atribui tarefas e processa pagamentos via Stripe, PayPal e Square. O Cognito Forms realiza tarefas que você não esperaria de um criador de formulários, como criar portais de clientes, e seu ponto forte está no suporte a processos complexos orientados por formulários, como admissão de pacientes, integração de novos funcionários no RH, pedidos personalizados e inscrições em programas de subsídios.

O que mais gostei no Cognito Forms: com um único formulário, você pode coletar dados, fazer cálculos, direcionar usuários com lógica condicional, gerenciar aprovações, processar pagamentos e gerar recibos. Fiquei impressionado com a quantidade de recursos do plano gratuito (Individual), principalmente o processamento de pagamentos integrado.

• Prós:
  
  • Um único formulário pode cuidar da coleta de dados, de cálculos, de assinaturas eletrônicas, de aprovações e de pagamentos.
  • No portal do cliente, os usuários podem acompanhar seus envios e concluir tarefas de acompanhamento.
  • A automação de fluxos de trabalho oferece suporte a processos de aprovação de várias etapas.
  • O plano gratuito inclui processamento de pagamentos e um número ilimitado de formulários.
    
• Contras:
  
  • Curva de aprendizado acentuada para qualquer coisa além de um formulário básico
  • Seleção de modelos e estilos de formulário um pouco desatualizada
  • Taxa de transação adicional de 1% a 2% para processar pagamentos nos planos Individual e Pro
  • Sem aplicativo móvel nativo

Cálculos e lógica avançados

Se há um único motivo para usuários avançados experimentarem o Cognito Forms, são as opções avançadas. Você pode criar formulários de preços que calculam totais com base nas informações dos usuários, formulários de geração de leads que ponderam respostas e retornam um resultado, e encaminhar envios de acordo com as respostas dos usuários. O Cognito Forms tem controles de lógica excepcionalmente detalhados: você pode configurar regras com várias condições que exibem ou ocultam campos individuais ou tornam certos campos obrigatórios ou opcionais, dependendo de como os usuários respondem a outras perguntas.

Aí está o ponto complicado: o Cognito Forms usa sua própria sintaxe de expressões para cálculos, então nem mesmo a familiaridade com expressões padrão no estilo do Excel (como CONT.SE ou SOMA) vai ajudar. Você pode usar IA para começar, mas refinar seus cálculos pode exigir algumas tentativas e erros. Se você precisa apenas de lógica condicional básica, isso não deve ser um problema.

Pagamentos e tratamento de dados

O Cognito Forms oferece suporte a pagamentos via Stripe em todos os planos, inclusive no Individual. Isso o torna uma opção sólida para casos de uso como inscrições, reservas, arrecadação de fundos e emissão de faturas. Ele oferece criptografia de dados de ponta a ponta e proteção contra fraudes, além de ter certificação PCI DSS para a segurança dos pagamentos.

Embora sejam repletos de recursos, os planos de nível inferior têm algumas limitações. O plano Individual inclui uma taxa adicional de 2% sobre as transações, enquanto o plano Pro tem uma cobrança extra de 1%, e ambos se conectam apenas ao Stripe para pagamentos. Os planos Team e Enterprise se conectam ao PayPal, ao Square e ao Stripe, e não há taxas de transação adicionais; com esses planos, você também pode salvar os dados de cartão dos clientes para pagamentos recorrentes.

Os recursos de formulário voltados para pagamentos do Cognito Forms incluem controles flexíveis de preços (para preços personalizados, descontos e impostos) e lógica condicional. Esses formulários podem conter fórmulas que calculam totais de pagamento, configuram pagamentos recorrentes e geram recibos e faturas.

Estrutura adequada para fluxos de trabalho

O Cognito Forms também cuida de automações de processos mais simples. Por exemplo, quando os funcionários preenchem um formulário de reembolso de despesas, o Cognito Forms pode enviá-lo ao gestor para aprovação antes de encaminhá-lo à equipe financeira para o reembolso.

Para configurar esse tipo de fluxo de trabalho, você pode usar o designer visual de fluxos de trabalho integrado para mapear seu processo e adicionar cadeias de aprovação, escalonamentos e etapas condicionais. Você também pode automatizar a atribuição de tarefas, definir prazos e lembretes dinâmicos e ativar tarefas paralelas para que um atraso em uma parte do processo não trave todo o resto. Para o usuário final, formulários de várias etapas e seções repetidas fazem com que processos longos de admissão pareçam menos intimidadores.

Só lembre-se de que você precisará do plano Team ou superior para aproveitar a maioria desses recursos de automação de fluxos de trabalho. Os planos Individual e Pro têm lógica condicional, mas não oferecem encaminhamento nem atribuição de tarefas.

Preços do Cognito Forms

• Individual: gratuito para um usuário, inclui formulários ilimitados, 100 respostas por mês, 100 MB de armazenamento e pagamentos via Stripe. Os pagamentos estão incluídos, mas estão sujeitos a uma taxa de transação adicional de 2%.
• Pro (US$ 19 por mês, com cobrança mensal): inclui dois usuários, 2.000 respostas por mês, 1 GB de armazenamento, assinaturas eletrônicas, anexos por e-mail e pagamentos via Stripe. A marca do Cognito Forms é removida dos seus formulários, e a taxa de transação é de 1%.
• Team (US$ 39 por mês, com cobrança mensal): inclui cinco usuários; 10.000 respostas por mês; 10 GB de armazenamento; pagamentos via PayPal, Square e Stripe (sem taxas adicionais); e um recurso de portal do cliente. Este plano também oferece acesso para convidados (cinco convidados), facilitando a colaboração com usuários de fora da sua organização.
• Enterprise (US$ 129 por mês, com cobrança mensal): inclui 20 usuários; 20 convidados; respostas ilimitadas; 100 GB de armazenamento; pagamentos via PayPal, Square e Stripe (sem taxas adicionais); além de recursos de conformidade com a HIPAA, login único (SSO), autenticação de dois fatores, permissões de pastas e dois anos de histórico de registro de auditoria.

Todos os planos pagos oferecem um teste gratuito de 14 dias, sem necessidade de informar dados de cartão de crédito. Usuários adicionais em qualquer plano custam US$ 5 por usuário, por mês. Se você optar pela cobrança anual, economizará entre 10% e 20%, dependendo do seu plano e do número de usuários.

O que é o Google Forms?

O Google Forms é um criador de formulários gratuito que é exatamente o que você esperaria do Google. É rápido e simples, e não exige nenhuma configuração: se você já tem uma conta do Gmail ou do Google Workspace, basta acessar forms.google.com e começar. Para milhões de empresas (e bilhões de usuários do Gmail), o Google Forms costuma ser a primeira opção para necessidades básicas de formulários. Ele também é adequado para operações internas em grandes organizações, pois os funcionários com contas do Google Workspace podem usá-lo sem licenciamento adicional.

O que mais gostei no Google Forms: praticamente não há curva de aprendizado. Você abre, clica em um modelo, começa a criar e tudo simplesmente funciona. Sua integração ao ecossistema do Google traz vantagens, como as respostas salvas automaticamente no Google Planilhas. O Google Forms não tenta abranger funcionalidades complexas, como pagamentos e fluxos de trabalho, o que mantém a interface limpa e fácil de aprender se você só precisa de formulários simples para coletar dados.

• Prós:
  
  • Gratuito, sem limites e sem período de teste
  • Sincronização automática dos envios com o Google Planilhas
  • Integração nativa com o Google Planilhas, o Drive e o restante do Google Workspace
  • Nenhuma configuração e quase nenhuma curva de aprendizado
    
• Contras:
  
  • Sem pagamentos, cálculos ou assinaturas eletrônicas
  • Lógica condicional limitada e nenhuma automação de fluxos de trabalho
  • Pouca flexibilidade de design e apenas 17 modelos

Integração com o ecossistema do Google

O Google Forms se integra nativamente a outros produtos principais do Google Workspace, incluindo Planilhas, Drive e Gmail (além de integrações mais específicas com Apresentações, Documentos, Agenda e outros). O Google Planilhas é um grande bônus: é muito mais fácil gerenciar grandes volumes de respostas em uma planilha, e o Google Planilhas é preenchido automaticamente com cabeçalhos de coluna que correspondem aos nomes dos seus campos. Outras integrações úteis do Workspace incluem o Google Drive, onde você pode armazenar e gerenciar formulários; o Gmail, para notificações por e-mail; e o Google Groups, que é uma salvação para grandes organizações, pois permite que o Google Forms herde a estrutura de permissões que você já usa em outros aplicativos do Google.

Se você está conectando aplicativos fora do ecossistema do Google, as coisas ficam mais complicadas. Você pode usar ferramentas de automação, como o Zapier, para criar fluxos de trabalho, mas não existe um processo nativo para conectar o Google Forms a aplicativos externos.

Simplicidade e rapidez

O Google Forms é difícil de superar se você precisa criar um formulário básico rapidamente. Usando um modelo pronto, sem fazer nenhuma alteração, você pode ter um formulário publicado em 30 segundos. A desvantagem é que o Google Forms tem apenas 17 modelos.

Para testar um cenário mais realista, criei um formulário de cinco perguntas com um campo de Múltipla escolha, um campo de Texto e algumas perguntas obrigatórias. Levou cerca de três minutos. Como as permissões já estão configuradas no Google Workspace, bastou mais um clique para especificar exatamente quem poderia preencher o formulário que criei.

O processo leva mais tempo se você precisar ajustar o design do formulário, criar um questionário ou especificar como suas respostas serão coletadas. Todos esses processos foram intuitivos e fáceis de navegar.

Lógica básica e ferramentas de pesquisa

O Google Forms é muito limitado em lógica condicional e opções de ramificação. Você pode pular seções com base nas respostas dos usuários, mas não consegue mostrar ou ocultar campos individuais. E, se você precisa de cálculos, pagamentos, aprovações ou ramificações baseadas em várias condições, não tem como.

Ainda assim, o Google Forms costuma ser suficiente para uso pessoal e educacional, bem como para usos internos mais simples nas empresas. O modo questionário adiciona correção automática e valores de pontuação à sua pesquisa, e oferece uma boa seleção de tipos de resposta, incluindo caixas de parágrafo, avaliações por estrelas, grades de múltipla escolha e escalas lineares.

Preços do Google Forms

O Google Forms é gratuito para uso pessoal, e os educadores têm acesso gratuito por meio do Google Workspace for Education. 

Para empresas, o Google Workspace Starter custa US$ 8,40 por usuário, por mês, e dá acesso ao Google Forms, além dos demais aplicativos de trabalho do Google.

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Cognito Forms vs Google Forms: comparação lado a lado

Depois de dedicar um tempo para testar os recursos de cada ferramenta, aqui está o que eu recomendo ter em mente na hora de tomar sua decisão.

O Cognito Forms é melhor para cálculos e lógica condicional

Se você está criando formulários complexos que se ajustam dinamicamente, incluem cálculos e incorporam lógica condicional, o Cognito Forms é sua única opção real. O Google Forms oferece uma forma simplificada de ramificação condicional, mas você pode mostrar ou ocultar seções inteiras, não campos individuais, e não é possível incluir várias condições ou cálculos.

Embora os dois criadores de formulários cumpram praticamente a mesma função na criação de uma pesquisa simples, o Cognito Forms consegue lidar com processos mais complexos. Para formulários de pedido, relatórios de despesas, propostas de orçamento, pontuação de leads e outras aplicações que respondem dinamicamente às informações do usuário, o Google Forms não é suficiente.

Mesmo que você não precise de cálculos ou lógica condicional, o Cognito Forms geralmente é melhor para coletar muitas informações. Em formulários mais longos, o recurso de salvar e continuar permite que os usuários façam uma pausa e retornem sem perder o progresso.

O Google Forms tem uma curva de aprendizado mais simples

O Google Forms não comporta casos de uso complexos, mas isso pode ser até uma vantagem se você precisa de pesquisas simples. Não é necessário ler perguntas frequentes nem estudar documentação.

O Cognito Forms não é difícil de usar se você está criando um formulário básico. Mas, à medida que você adiciona lógica condicional, cálculos e pagamentos, terá de navegar por uma infinidade de configurações adicionais. Tudo é relativamente intuitivo, mas, com tantas opções extras, é mais provável que você se perca de vez em quando e acabe consultando as instruções. E, se você trabalha com fórmulas, espere dedicar mais tempo para se familiarizar com a sintaxe do Cognito Forms. É um sistema próprio, que não se parece com nada que você já tenha visto.

O Cognito Forms é a única opção para pagamentos

Não é possível receber pagamentos com o Google Forms. Se você gerencia inscrições em eventos, reservas de serviços ou qualquer outra atividade que exija o recebimento de dinheiro, precisa de outra ferramenta.

O Cognito Forms permite receber pagamentos em qualquer plano, inclusive no plano Individual. Proteção contra fraudes, certificação PCI DSS e criptografia de dados já vêm integradas. Os planos de nível superior também permitem processar pagamentos com PayPal ou Square. Dependendo do gateway de pagamento escolhido, você pode acessar opções de pagamento flexíveis: os clientes podem salvar os dados do cartão de crédito para cobranças recorrentes, parcelar compras em vários pagamentos e até pagar com Venmo.

Só tenha em mente que, se você processa pagamentos nos planos Individual ou Pro do Cognito Forms, precisará pagar uma taxa de 1% a 2% além das taxas padrão de processamento de pagamentos do Stripe.

Ambas as ferramentas têm recursos de IA limitados

Nenhuma das ferramentas é particularmente impressionante quando o assunto é IA.

A integração do Google Forms com o Gemini permite que os usuários gerem um formulário a partir de um comando de texto e sugere perguntas adicionais com base no conteúdo existente. No entanto, ela está disponível apenas nos planos pagos do Google Workspace, o que significa que os usuários gratuitos não têm acesso. Além disso, dependendo da região em que você está, talvez nem veja recursos de IA. Eles ainda não foram lançados em todos os lugares.

O Cognito Forms também tem um gerador de formulários com IA. Ele é mais avançado do que o oferecido pelo Google: além de criar formulários completos, também gera diagramas de fluxo de trabalho que mapeiam cada etapa do processo.

O Criador de formulários com IA do Jotform é mais dinâmico. Assim como o Cognito Forms, ele permite gerar formulários complexos e fluxos de trabalho com um único comando, mas o Jotform também permite delegar outros aspectos do seu trabalho ao incorporar IA em todo o fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode usar a IA para analisar sentimentos, extrair informações de arquivos enviados, resumir informações, fazer cálculos ou categorizar dinamicamente os envios com base no conteúdo. Você também pode conectar seu formulário a um Agente de IA do Jotform, usando atendentes de IA para responder instantaneamente a solicitações por e-mail, WhatsApp, telefone e mais.

Nenhuma das ferramentas se integra com muitos aplicativos externos

Para integrações fluidas dentro do ecossistema do Google, o Google Forms é uma ótima opção. Mas conectar aplicativos que não são do Google exige um provedor de integração de terceiros, como o Zapier ou o Make.

O Cognito Forms se conecta a mais de 60 aplicativos, mas apenas alguns são integrações nativas, incluindo Google Analytics, Squarespace e WordPress.

O Jotform oferece mais de 150 integrações nativas com ferramentas como Salesforce, Slack, HubSpot e Asana. Se você está criando fluxos de trabalho entre plataformas, isso significa menos custo e complexidade e mais estabilidade.

Cognito Forms vs Google Forms: qual você deve escolher?

Escolha o Google Forms se

• Você procura uma ferramenta gratuita, sem limites de envios, sem período de teste e sem recursos bloqueados.
• Você já usa o Google Workspace e quer que sua equipe comece a criar formulários sem curva de aprendizado e sem configuração de administrador.
• Você quer integrações nativas com outros produtos do Google Workspace.

Escolha o Cognito Forms se

• Você quer uma ferramenta de formulários que cuide de coleta de dados, cálculos, lógica condicional, assinaturas eletrônicas, aprovações e pagamentos.
• Você precisa de fluxos de trabalho integrados para gerenciar processos de várias etapas, como aprovações, atribuição de tarefas e triagem de clientes.
• Você procura um plano gratuito com recursos robustos, incluindo pagamentos.

Precisa de formulários que acompanhem todo o seu fluxo de trabalho? Conheça o Jotform

Se sua equipe superou o Google Forms e busca um criador de formulários mais poderoso, o Cognito Forms pode ser o próximo passo: ele cuida de formulários, assinaturas eletrônicas, fluxos de trabalho, lógica e pagamentos. Mas as integrações fracas e a falta de recursos de IA podem ser limitantes se você quer criar processos baseados em IA que se conectem a toda a sua pilha de tecnologia.

Uma opção completa para formulários e fluxos de trabalho, o Jotform oferece lógica condicional, cálculos, pagamentos, assinaturas eletrônicas e roteamento de aprovações. Suas mais de 150 integrações nativas (incluindo plataformas corporativas como o Salesforce) e mais de 20 mil modelos facilitam o início e a conexão com qualquer ferramenta da sua pilha.

O Jotform também inclui recursos que não existem no Google Forms nem no Cognito Forms:

• Coleta de formulários offline com o Jotform Mobile Forms (útil para equipes de campo, eventos e trabalho em locais com internet instável)
• Jotform Tables para visualizar, filtrar e gerenciar envios sem exportar dados para uma planilha
• Agentes de IA do Jotform e Chatbot de IA para automação conversacional e multicanal com base nos seus formulários e documentos
• Jotform Boards para gerenciamento de equipes, com tarefas no estilo kanban criadas a partir dos envios de formulários
• Jotform Inbox para gerenciar e responder aos envios de todos os formulários em um só lugar
• Jotform Store Builder para vender produtos e serviços a partir da sua conta do Jotform
• Jotform Apps para reunir seus formulários, links e conteúdo em um aplicativo independente, sem precisar programar

O Jotform foi criado para fazer muito mais do que coletar respostas. O Criador de formulários é só o começo: os envios podem acionar fluxos de trabalho, aprovações, acompanhamento com IA e automações entre aplicativos. Cadastre-se gratuitamente e teste se o Jotform faz sentido para a sua equipe.