Ob beim Kraftfahrzeugamt, bei der Schulanmeldung oder beim Arzt – fast jeder musste schon einmal einen Stapel Formulare mit den üblichen Angaben wie Name, Adresse und Telefonnummer ausfüllen.
Das Problem ist, dass man die grundlegenden Informationen beim Ausfüllen der Formulare immer wieder eingeben muss. Warum kann man nicht einfach die Adresse aus einem Formular für die Dateneingabe in die anderen Formulare verwenden? Das ist ein Relikt aus einer düsteren, vordigitalen Zeit.
Zum Glück kann das Ausfüllen der Formulare online Ihnen viel Ärger ersparen, da die Daten den Abteilungen, die sie benötigen, digital zur Verfügung stehen.
Nur zur Information…
Fügen Sie Ihren Formularen Vorabfülloptionen hinzu kostenlos mit Jotform – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Wenn Sie also ein Formular erstellen, warum nicht noch einen Schritt weiter gehen und es so einfach wie möglich gestalten? Hier erfahren Sie, wie das mit Google Forms funktioniert.
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Die umfassende Formularlösung von Jotform ist mobilfreundlich und bietet die branchenweit meisten Integrationen. Nutzen Sie sie für Zahlungen, Workflow-Automatisierung, Leadgenerierung und vieles mehr.
TL;DR (zu lang, nicht gelesen) wird entfernt
Wenn Sie bereits mit Google Forms vertraut sind, ist das Vorausfüllen ganz einfach. Wählen Sie dazu im Dreipunkt-Menü oben rechts die Option Formular vorausfüllen.
Dadurch öffnet sich das Formular in einem neuen Tab. Füllen Sie dort alle relevanten Felder aus, deren Antworten Sie bereits für die Person kennen, an die Sie den Link senden möchten.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie unten im Formular auf die Schaltfläche Link abrufen. Klicken Sie anschließend unten auf der Seite auf Link kopieren. Nun können Sie den Link in einem neuen Tab öffnen, um ihn anzusehen. Alternativ können Sie ihn auch in eine E-Mail, auf eine Webseite oder in Slack einfügen – ganz wie Sie möchten.
Falls Ihnen das Ausfüllen von Google Forms einzeln als riesige Zeitverschwendung erscheint, springen Sie zum letzten Abschnitt, wo Sie eine deutlich bessere Lösung finden.
Wenn Sie mehr Informationen und ein Beispiel dafür wünschen, wie das für Sie funktionieren könnte, lesen Sie weiter.
Organisation mit Judy
Judy ist eine Frau, deren Kinder ausgezogen sind und die nun viel Freizeit hat. Kurz nach ihrer Pensionierung beschloss sie, die Garage aufzuräumen. Sie und ihr Mann hatten sie die letzten 20 Jahre hauptsächlich als Abstellraum genutzt. Überall lagen Berge von Kartons herum, Werkzeug lagen lose auf ungenutzten Werkbänken und überall waren Säcke mit Weihnachtsdeko verstreut. Es herrschte ein heilloses Durcheinander.
Nachdem Sie mehrere Bücher zum Thema Ordnung von Marie Kondo und anderen gelesen hatte, war ihre Garage in einem tadellosen Zustand. Sogar ihr Mann fing wieder an zu basteln. Aber Judy war noch nicht fertig.
Sie machte sich an die Arbeit, Schränke, Regale und den staubigen Schuppen im Garten auszumisten. Doch dann geschah etwas Schreckliches – sie war fertig.
Ihr ganzes Haus war perfekt organisiert, und sie hatte nichts zu tun. Eines Tages, als sie am Park vorbeifuhr, sah sie ein Schild für kostenlose Kurse im Gemeindezentrum, und da kam ihr eine Idee – vielleicht könnten andere Leute von ihrem Wissen über Haushaltsorganisation profitieren.
Deshalb verschickte sie ein Google-Formular an alle ihre Freunde und Bekannten, um herauszufinden, ob jemand Interesse an einem Organisationskurs hätte.
Die Resonanz war überwältigend. Dutzende Menschen sagten, sie bräuchten ihre Hilfe.
Damit war die Sache entschieden. Judy beachloss, einen Kurs zu geben. Sie erstellte einen Lehrplan und kontaktierte das Gemeindezentrum, um alles Weitere zu regeln.
Dann fertigte sie eine Kopie ihres Anmeldeformulars für den Kurs an. Sie fügte Datum und Ort in die Beschreibung ein und änderte die Frage nach dem Interesse in eine Frage zur Teilnahme.
Judy hatte bereits die Namen und E-Mail-Adressen ihrer Freunde gesammelt. Und sie wusste genau, wer sich für ihren Kurs interessierte. Sie dachte, es wäre nett, ihren Freunden etwas Zeit zu ersparen und ihre Namen für sie einzutragen.
Nach kurzer Recherche im Internet fand sie diesen Artikel und fand heraus, wie genau das geht. (Zum Glück las sie nie über die Zusammenfassung hinaus, sonst wäre sie extrem verwirrt und vielleicht sogar ein bisschen beunruhigt gewesen, sich selbst in dem Artikel wiederzufinden.)
Wenn Sie die Kurzfassung gelesen haben, wissen Sie jetzt, wie sie ihre Formulare vorausgefüllt hat. Falls nicht, sollten Sie sie jetzt lesen.
Nachdem sie eine Stunde lang Formulare mit den Namen ihrer Freunde aus der Tabelle ausgefüllt hatte, merkte sie, dass sie nur 20 Links zu ihren vorausgefüllten Formularen per E-Mail verschickt hatte.
Judy war kurz davor, sich die Haare auszureißen. Das würde die ganze Nacht dauern. Dann lernte sie einen besseren Weg kennen.
Automatisierung des Prozesses mit Jotform Prefill
Judy lernte das Jotform Vorausfülltool kennen. Anfangs hatte sie Bedenken, ihr Formular komplett neu erstellen zu müssen. Doch dank der Drag-and-Drop-Elemente von Jotform war es sogar einfacher als die Erstellung ihres Google-Formulars.
Anschließend exportierte Judy ihr Google Sheet in eine CSV-Datei und importierte diese in eine Jotform-Tabelle.
Judy nutzte Jotform Tables, um alle Personen, die an ihrem Kurs interessiert waren, einfach zu gruppieren. Anschließend erstellte sie anhand der Tabellendaten eine neue Vorabfüllung.
Plötzlich war es ein Leichtes, nur die Personen auszuwählen, die an Ihrem Kurs interessiert waren, und für alle vorausgefüllte Formulare zu erstellen.
Sobald sie auf Erstellen geklickt hatte, hatte sie eine Liste mit vorausgefüllten Formularen, die sie sofort versenden konnte.
Nach all dem dachte Judy, sie sollte sich vielleicht auch mehr mit digitaler Organisation auseinandersetzen. Und Jotform schien der absolut beste Ausgangspunkt zu sein.
Siehe auch Jotforms ausführlichen Leitfaden zu: Google Forms
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