So erstellen Sie eine Bestellung in Google Formular

Interaktives Schritt-für-Schritt-Tutorial

Vorbei sind die Zeiten, in denen man mühsam Formulare sind für Zeile in Textverarbeitungsprogrammen bearbeiten oder unhandliche Zellen in Tabellenvorlagen zusammenführen und wieder trennen musste.

Die Formulare Ihres unternehmens – insbesondere rechtsverbindliche Dokumente wie Bestellungen – sollten leicht zugänglich, professionell gestaltet und modern sein. Glücklicherweise ermöglichen Formulargeneratoren wie Google Formular Unternehmern heutzutage, schnell und effizient digitale Dokumente zu erstellen, ohne Excel-Tabellen umformatieren, Adobe Acrobat lernen oder komplexe Programmierkenntnisse erwerben zu müssen.

Google Formular ist hilfreich für Existenzgründer, die unkomplizierte und flexible Lösungen für ihre routinemäßigen Geschäftsprozesse benötigen. Tatsächlich ist die Erstellung einer Bestellung über Google Formular eine einfache Möglichkeit, Ihre Beschaffungs- und Einkaufsprozesse zu optimieren und eine solide Grundlage für einen Genehmigungsprozess von Bestellungen zu schaffen.

Suchen Sie nach der besten Alternative zu Google Formular?

Die umfassende Formularlösung von Jotform ist mobilfreundlich und bietet die branchenweit meisten Integrationen. Nutzen Sie sie für Zahlungen, Workflow-Automatisierung, Leadgenerierung und vieles mehr.

Formulare zu Jotform migrieren

oder

Leer beginnen

Was ist ein Bestellformular?

Ein Käufer füllt ein Bestellformular aus, um dem Verkäufer die gewünschten Produkte, die benötigte Menge und den bevorzugten Preis mitzuteilen. Sobald der Verkäufer den Verkaufsbedingungen zustimmt, unterzeichnet er das Dokument, wodurch der Kauf rechtsverbindlich wird. Die Bestellung dient somit als Nachweis und Vertrag, der die von beiden Parteien vereinbarten Bedingungen dokumentiert.

Bestellungen können auch als Vorläufer von Rechnungen betrachtet werden. Unternehmen senden sie an Lieferanten, um die Verkaufsbedingungen vor dem Kauf festzulegen, unabhängig davon, ob die Produkte sofort oder später gekauft werden. Sobald die Bedingungen der Bestellung erfüllt sind, stellt der Lieferant eine Rechnung aus.

Bevor Sie eine Bestellung an einen Lieferanten senden, sollten mehrere Beteiligte diese prüfen, beispielsweise Ihr Leiter der Buchhaltung oder der Einkaufsabteilung und – falls der Preise besonders hoch ist – der Finanzvorstand.

Ein effizienter Genehmigungsprozess beugt Liquiditätsproblemen vor, indem er sicherstellt, dass ausreichend Geld für notwendige Anschaffungen vorhanden ist und die einzelnen Abteilungen für ihre Ausgaben verantwortlich sind. Zahlreiche Softwarelösungen können diesen Genehmigungsprozess automatisieren, wodurch Papier gespart und die Zeit für das Versenden zahlreicher E-Mails eingespart wird.

Bevor Sie die Formulare genehmigen können, müssen Sie sie natürlich erst erstellen.

Erstellen Sie eine Google Formular-Bestellung

Um Google Formular nutzen zu können, benötigen Sie ein Google-Konto. Sobald Sie eines haben, können Sie eine Google Formular-Bestellung erstellen.

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten:

1. Gehen Sie zu docs.google.com/forms.
2. Wählen Sie eine Vorlage. Dies ist zwar optional – Sie können das Formular auch komplett neu erstellen –, aber online finden Sie kostenlose Vorlagen, die Ihnen einen guten Start ermöglichen. Google Formular bietet ebenfalls kostenlose Vorlagen an, die Sie anpassen können.

3. Erstellen Sie ein Formular. Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Leer in Google Formular, um ein neues, leeres Formular zu generieren.

4. Fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu. Experementieren Sie mit verschiedenen Fragetypen, um herauszufinden, welche sich am besten für die Erfassung unterschiedlicher Informationen eignen. Am häufigsten werden Sie wahrscheinlich die Kurzantwort- und Multiple-Choice-Fragen verwenden – beispielsweise können Sie die Kurzantwort für Kreditkartennummern und die Multiple-Choice-Option für die Auswahl der Zahlungsart nutzen.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Details angeben, die die Lieferanten benötigen, um die Produkte oder Materialien zu identifizieren und eine Rechnung zu stellen.

Dies sind einige gängige Felder, die berücksichtigt werden sollten:

• Bestellnummer
• Lieferdatum und -ort
• Rechnungsadressen für Ihr unternehmen und den Lieferanten
• Zahlungsbedingungen
• Namen, Modellnummern und Mengen der Produkte
• Steuern, Rabatte, Gebühren und Gesamtpreis

5. Passen Sie das Formular individuell an. Sie können Bilder in Google Formular einfügen und Farbe und Schriftart ändern. Fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu, um Ihrem Formular ein professionelleres Aussehen zu verleihen. Klicken Sie auf die Vorschau, um zu sehen, wie es während der Bearbeitung aussieht.

6. Testen Ihr Formular. Senden Sie es an einige Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen – insbesondere an diejenigen, die für die Genehmigung von Bestellungen zuständig sind –, um Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Vereinfachen Sie den Ausfüllensprozess so weit wie möglich – Ihre Lieferanten werden es Ihnen danken.

7. Jetzt können Sie loslegen. Sie können eine Google Formular-Bestellung direkt an die Genehmiger und später per E-Mail oder über einen teilbaren Link an die Lieferanten senden.

Wird verwendet, um Bestellungen zu erstellen

Eine Bestellung über Google Formular ist für kleine Unternehmen nützlich, da das Format Lieferanten vertraut und für jeden leicht zu bedienen ist. Allerdings fehlen Google Formular Funktionen, die den Einkaufsprozess noch weiter optimieren könnten.

Beispielsweise gibt es für Lieferanten keine einfache Möglichkeit, elektronische Signaturen zur Genehmigung einer Google-Formular-Bestellung hinzuzufügen. Außerdem kann es einige Zeit dauern, bis das Formular genau Ihren Vorstellungen entspricht – Zeit, die Sie für andere Aufgaben nutzen könnten.

Um den Prozess zu beschleunigen, nutzen Sie eine der zahlreichen Bestellvorlagen von Jotform. Diese Vorlagen lassen sich im Formular-Generator anpassen und mit verschiedenen Integrationen erweitern, die die Funktionalität Ihres Formulars deutlich verbessern – egal ob Sie Dateien anhängen, elektronische Signaturen hinzufügen oder Verbindungen zu Ihren anderen Programmen für das Arbeitsplatzmanagement herstellen möchten.

Nachdem Sie Ihre Formulare erstellt haben, können Sie deren Funktionalität mit Jotform Workflows erweitern. In dieser Workflow-Plattform bilden Ihre Bestellformulare die Grundlage für einen Genehmigungsprozess, den Sie per Drag & Drop individuell anpassen können. Fügen Sie Genehmiger, Bedingungen und Benachrichtigungen hinzu, um einen reibungslosen Genehmigungsprozess zu gewährleisten.

Mit der Funktion Formulare zuweisen von Jotform können Sie Formulare an Teammitglieder delegieren. Integrierte Erinnerungen und Bedingungen sorgen dafür, dass alle den Überblick behalten und alle Fristen einhalten. Über die Jotform Mobile Formular App können Sie jeden Schritt auf jedem Gerät überwachen.

Wenn Sie Ihre Bestellungen unter einem Dach bündeln, vereinfacht das den Einkauf – eine Vereinfachung, die zu guten Beziehungen zu Ihren Lieferanten führt.